Рубрика кадровый вопрос: Топ-5 ошибок в должностной инструкции - Информационный Центр Искра

Понятие должностной инструкции достаточно прочно вошло в кадровую практику. Редко юридическое лицо в рамках организации кадрового делопроизводства отказывается от применения должностной инструкции при оформлении трудовых отношений.

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

В Трудовом кодексе обязанность по составлению и ведению должностных инструкций отсутствует, из чего можно сделать вывод, что трудовое законодательство не содержит требований ни к обязательному наличию такого локального нормативного документа, ни к порядку утверждения и содержанию должностной инструкции.

Однако в Письме Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0 дается определение должностной инструкции, где должностная инструкция — это документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника и являющийся неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Исходя из этой формулировки совершенно очевидно, что должностная инструкция необходима и работодателю и работнику. Минтруд указывает, что отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях мешает работодателю обоснованно отказать в приеме на работу, так как именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника, объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между сотрудниками, временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Должностная инструкция позволяет более четко выстроить рабочие отношения в период испытательного срока и способствует объективному принятию решения об увольнении как не выдержавшего испытания. Незаменимы должностные инструкции работника и при применении дисциплинарного взыскания к работнику.

Важным механизмом являются должностные инструкции и для регулирования уровня заработной платы работников. Например, при наличии одинаковых должностей уровень заработной платы может быть разный. Для обоснования такой разницы должностные инструкции могут содержать разные требования к квалификации, к объему работы и др.

Наличие должностной инструкции позволяет не загружать трудовой договор и детализировать отдельные положения трудовой функции работника в должностной инструкции.

Поэтому если в организации отсутствует такой локальный документ, как должностная инструкция, то основные позиции в рамках трудовой функции необходимо закрепить в трудовом договоре.

Исходя из вышеизложенного, разрабатывать или нет должностные инструкции, каждый работодатель решает сам. Но если все-таки вы решили разработать и утвердить должностные инструкции, то необходимо избегать наиболее часто встречающихся ошибок, допускаемых работодателями. Давайте рассмотрим типичные нарушения при разработке должностных инструкций.

Ошибка 1. Многие поручают разработку должностных инструкций работникам кадровой службы. Это неверно. Должностную инструкцию для своего направления деятельности должен разрабатывать специалист этого отдела. Хорошую инструкцию для своего направления деятельности может разработать только тот, кто является специалистом в данном виде работы и хорошо разбирается в задачах, которые решает отдел.

Ошибка 2. В должностную инструкцию нельзя включать положения, противоречащие действующему законодательству. Многие указывают в должностной инструкции обязанность работников увольняться по определенным основаниям. Роструд в письме № 3520-6-1 от 30.11.2009 г. указал, что положение об обязанности увольнения по определенным основаниям не является предметом должностной инструкции, поскольку не относится к трудовой функции работника.

Ошибка 3. Должностные инструкции в отдельных случаях расширяют формы ответственности работника. Например, работодатель применяет систему штрафов для работника за отдельные виды дисциплинарных проступков. Это недопустимо, так как порядок и виды дисциплинарных взысканий четко регламентированы трудовым законодательством. Все остальные меры воздействия незаконны, их применение будет незамедлительно отменено любым органом, осуществляющим надзор за выполнением трудового законодательства.

Ошибка 4. Установление в должностной инструкции заведомо завышенных норм выработки, необходимых для оценки трудовой деятельности. Иногда работодатели в своем стремлении детализировать трудовую функцию работника и определить объем работы, который работник должен выполнить за оговоренную заработную плату, забывает о разумности и указывает нереальные нормы. В любом случае определяя круг и объем обязанностей, надлежащих выполнять работником по должности, работодателю необходимо руководствоваться квалификационными справочниками, профессиональными стандартами, ну и, конечно, реальностью установления объемов.

Ошибка 5. Работодатели не всегда соблюдают требования к утверждению и ознакомлению, предъявляемые к локальному нормативному документу. Должностная инструкция должна быть утверждена работодателем как любой другой локальный нормативный документ. Ознакомление работника с должностной инструкцией работника при приеме на работу, либо при переводе на иную работу до подписания трудового договора является обязательным. Несоблюдение данного требования работодателем может привести к необязательному исполнению работником требований должностной инструкции и как следствие невозможности предъявления претензии за некачественную работу.

При переходе на профессиональные стандарты должностные инструкции являются документом, определяющим квалификации работников. При разработке планов перехода на профессиональные стандарты необходимо предусмотреть и работу по приведению должностных инструкций в соответствие с требованиями профессиональных стандартов.

Чего следует избегать при составлении должностных инструкций

Ведя разговор об организации внутреннего контроля в учреждении, следует заметить, что он всегда начинается с вопроса: кто и за что отвечает на определенном участке учетного процесса? Решение проблемы - в разработке должностных инструкций для специалистов бухгалтерии и других административных отделов учреждения. Согласитесь, когда есть инструкция, в которой указаны конкретные обязанности отдельного работника, ясно, что и с кого спросить. Как и в любом деле, формальный подход к разработке должностной инструкции невозможен: он не даст результата. Заметим, хотя в Трудовом кодексе не раскрывается понятие должностной инструкции, пренебрегать данным документом не стоит.

Должностная инструкция - это документ, в котором кратко изложены основные задачи, требующиеся навыки и полномочия различных сотрудников организации. Понятие должностной инструкции конкретизировано в Письме Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0: это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника.

Должностная инструкция относится к локальным нормативно-правовым актам работодателя и распространяет свое действие на ограниченный круг лиц. Разрабатывается она, как правило, кадровым работником при непосредственном участии руководителей структурных подразделений. Какие возможности предоставляет должностная инструкция, видно из следующей схемы:
---------------------------¬

¦ Дает объективную ¦ ¦Помогает обосновать ¦ ¦ Исключает ¦

¦оценку деятельности +--+ применение мер +--+ дублирование ¦

¦ работника ¦ ¦ дисциплинарной ¦ ¦ действий при ¦

¦ ¦ ¦ ответственности за ¦ ¦выполнении отдельных¦

¦ ¦ ¦ неисполнение ¦ ¦ видов работ ¦

Данный документ четко регламентирует обязанности работника. Почему это важно? Вспомните ст. 60 ТК РФ: запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Поскольку, как правило, работодатель не включает в трудовой договор непосредственные трудовые обязанности, составляющие трудовую функцию работника (это не совсем удобно, так как значительно увеличивает объем договора), альтернативой выступает должностная инструкция, которая в идеале является приложением к трудовому договору. Она поможет избежать претензий со стороны работника по поводу требования от него большего, чем положено, ведь ею четко определен круг обязанностей.

В качестве примера можно привести спорную ситуацию в связи с увольнением работника за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин при наличии дисциплинарного взыскания (п. 5 ст. 81 ТК РФ). В случае если уволенный по данному основанию работник обратится в суд за разрешением спора, руководителю придется представить должностную инструкцию, чтобы суд мог определить, действительно ли то, за что уволили работника, входило в его обязанности. Если работодатель не представит должностную инструкцию или представит, но не докажет факт ознакомления с ней работника, суд восстановит последнего на работе. Для наглядности приведем Кассационное определение судебной коллегии по гражданским делам Камчатского краевого суда по делу N 33-1232/2009. Рассмотрев дело по жалобе войсковой части на решение городского суда о восстановлении на работе стрелка В ОХР и взыскании в его пользу заработной платы за время вынужденного прогула, коллегия пришла к выводу об отсутствии оснований для отмены уже состоявшихся судебных актов, так как было установлено, что увольнение произведено с нарушением закона: войсковая часть привлекла к дисциплинарной ответственности стрелка за неисполнение обязанностей, которые трудовым договором на него не возлагались. Должностная инструкция:

- помогает оценить результаты трудовой активности персонала и принять верное решение относительно работника - перевести на другую, более высокую должность, отправить на переподготовку, зачислить в резерв или вовсе уволить;

- устанавливает требования для занятия определенной должности (профессионально-квалификационные качества работника, например машинописная скорость или знание иностранного языка, уровень образования, стаж работы и т.д.);

- помогает отказать в приеме на работу лицам, которые не подходят по деловым качествам, если они указаны в инструкции;

- используется при разработке локальных актов по оплате труда, при этом учитываются такие содержащиеся в инструкции параметры, как квалификационный разряд, сложность работ, наличие материальной ответственности и др.

Кроме этого, должностная инструкция помогает обосновать расходы на привлечение сторонних специалистов. Например, учреждение воспользовалось услугами стороннего юриста, имея в штате своего. Затраты на оплату данных услуг оно учло при расчете налога на прибыль. Налоговые органы не согласились с этим и обратились в суд, ссылаясь на необоснованность таких расходов. В этом случае доказать, что спорные затраты являются обоснованными, поможет должностная инструкция, в которой подробно расписаны обязанности штатного юриста. Тогда будет ясно, что сторонний специалист выполнял задания, не входящие в компетенцию штатного.

В судебной практике значится немало выигранных благодаря должностной инструкции дел, например Постановление ФАС ВСО от 11.03.2008 N АЗЗ-10018/07-Ф02-747/08, в котором суд удовлетворил заявление о признании незаконным решения налогового органа о доначисления налога на прибыль, пени и штрафов.

Другой пример: критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи считается необходимость для работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях (Письмо Минфина РФ от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350). Таким образом учреждение может обосновать расходы по приобретению мобильных телефонов и оплате услуг операторов связи.

Инструкция должна быть написана простым, понятным языком, положения - сформулированы кратко и четко: чем длиннее фраза, тем больше вероятности появления в ней двусмысленности или противоречия. Отметим, что следует избегать:

- общих формулировок задач и функций, не позволяющих их конкретизировать и понять;

- возложения одних и тех же задач, функций на разных работников;

- отсутствия координации деятельности подразделений, работников: задачи не выполняются до конца, а потоки документов не согласовываются друг с другом;

- нерациональности в распределении функций, когда функции работника определены без учета реального объема работ, и в результате получается либо перегрузка, либо недозагруженность работника.

Если в инструкции изменяются некоторые положения, возникает вопрос: нужно ли уведомлять об этом работника? Роструд в Письме от 31.10.2007 N 4412-6 разъяснил, что, если внесение коррективов в должностную инструкцию связано с изменением обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ), работника необходимо заблаговременно письменно уведомить об этом. В таком случае изменения в должностную инструкцию вносятся лишь после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений. Если же внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, можно утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Если инструкция является приложением к трудовому договору, необходимо подготовить дополнительное соглашение и одновременно внести изменения в трудовой договор и должностную инструкцию.

При составлении должностной инструкции по определенной должности за основу лучше всего взять сведения из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее - Справочник), утвержденного Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37, поскольку он содержит квалификационные характеристики различных должностей, которые в силу его п. 5 включают в себя три раздела:

- должностные обязанности (основные трудовые функции, которые могут быть поручены работнику, занимающему данную должность);

- должен знать (требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, положений, инструкций, методов и средств, которые он должен применять при выполнении должностных обязанностей);

- требования к квалификации (требования к уровню профессиональной подготовки работника, необходимому для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и к стажу работы). Требования к квалификации работников определяются их должностными обязанностями, которые, в свою очередь, обусловливают наименования должностей (п. 2 Справочника).

Сведения Справочника постоянно обновляются, пополняются и изменяются. В частности, для руководителей, специалистов и служащих в сфере здравоохранения Минздравсоцразвития Приказом от 06.11.2009 N 869 утвердило единый квалификационный справочник. а для руководителей и специалистов высшего профессионального и дополнительного профессионального образования единый справочник утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 30.10.2009 N 858.

Как правило, должностная инструкция руководителя или работника содержит несколько разделов. Для наглядности представим их в таблице.

Ответственность как за невыполнение обязанностей, так и за неиспользование предоставленных работнику прав

Государственные служащие в своей деятельности руководствуются не должностными инструкциями, а должностными регламентами, так как ст. 47 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" предусмотрено, что профессиональная служебная деятельность гражданского служащего осуществляется в соответствии с должностным регламентом, утверждаемым представителем нанимателя и являющимся составной частью административного регламента государственного органа. Фактически должностной регламент ничем не отличается от должностной инструкции, так как в него входят такие же разделы с небольшим дополнением.

Примерные должностные регламенты утверждаются соответствующим органом по управлению государственной службой. В качестве примера можно назвать:

- Приказ ФСК РФ от 20.02.2007 N 40 "Об утверждении примерной формы должностного регламента федерального государственного гражданского служащего органа по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ";

- Письмо Рособразования от 29.12.2006 N 17-3-09/164 "О должностном регламенте руководителей образовательных учреждений".

Поскольку должностная инструкция является локальным нормативным актом, ее необходимо оформить соответствующим образом. Основные требования к оформлению документов содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенном в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2006 N 65-ст, и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 N 536.

После разработки должностной инструкции ее нужно представить юристу для проверки на соответствие законодательству. Если в учреждении нет юриста, сделать это может сотрудник кадровой службы. Затем инструкция утверждается руководителем организации. Для этого издается приказ, и на самой инструкции ставятся гриф "Утверждено" и подпись руководителя.

Должностная инструкция вступает в силу после утверждения и действует до ее замены новой. Важным элементом должностной инструкции является лист ознакомления, который составляется в произвольной форме.

После этого надлежащим образом заверенную копию должностной инструкции нужно вручить работнику, а оригинал хранить в отделе кадров.

Схожие положения содержатся:

- в Приказе ФТС РФ от 11.08.2009 N 1458 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа Российской Федерации и должностного регламента государственного гражданского служащего таможенного органа Российской Федерации";

- в Приказе ФСИН РФ от 05.06.2008 N 379 "Об утверждении Порядка подготовки должностной инструкции работника уголовно-исполнительной системы".

Некоторыми актами утверждены типовые должностные инструкции, которые нужно использовать при подготовке их на местах, например:

- приказы МВД РФ от 12.01.1998 N 19 "Об утверждении Типовых должностных инструкций некоторых категорий сотрудников отрядов милиции особого назначения органов внутренних дел Российской Федерации и Типового положения о медицинской части отряда милиции особого назначения (ОМОН) органа внутренних дел Российской Федерации" и от 12.04.1996 N 199 "Об утверждении типовых должностных инструкций по должностям государственных служащих центрального аппарата МВД России";

- Приказ Минкультуры РСФСР от 05.11.1980 N 645 "Об утверждении типовых должностных инструкций работников музеев".

Чего следует избегать при составлении должностных инструкций

Должностные инструкции. Основные принципы их работы.

1. Что такое должностные инструкции? Какое значение они имеют?

Успех и неудачи современных организаций в немалой степени зависят от человеческого ресурса, задействованного в работе. Производительность труда персонала влияет на общую прибыль компании. Однако осуществлять постоянный контроль выполнения работниками их должностных обязанностей, - сложная задача. Упростить ее могут специальные документы, среди которых: правила, регламентирующие внутренний распорядок, положения о структурных отделах организации, штатное расписание, а также – должностные инструкции.

Подобные инструкции позволяют разграничить поле деятельности каждого работника и закрепить за ним определенные трудовые обязанности. Наличие документа, излагающего основные задачи и полномочия персонала организации, является обязательным, согласно действующему законодательству РФ.

По определению Современного экономического словаря, должностная инструкция указывает круг поручений и обязанностей, а также работ, которые необходимо выполнить данному сотруднику, занимающему конкретную должность на предприятии.

Из этого определения следует, что основное внимание уделяется определению круга трудовых обязательств, возлагаемых на определенного работника. Важно, что речь идет скорее об описании функций данной должности, а не об описании трудовых обязательств конкретного работника.
Основные функции: структурирование производства, а также регулирование деятельности сотрудников.

2. Цели (какие цели преследует утверждение таких инструкций)

Любая система управления нуждается в четких указаниях и правилах, выполнять которые обязан каждый сотрудник. Цель составления должностной инструкции, - показать подчиненному круг требуемых задач и мотивировать его к выполнению определенных трудовых обязанностей.

Они служат выполнению нескольких задач. Прежде всего, побуждают к действию определенного сотрудника, указывают на критерии оценки его труда, дают необходимые направления для повышения уровня квалификации сотрудника. Кроме того, участие работника в обсуждении его должностной инструкции, позволяет ему влиять на условия и организацию его труда.

Также должностная инструкция предоставляет возможность для анализа и оценки результатов трудовой деятельности сотрудника, содержит в себе дополнительную информацию об уровне подготовки кандидатов на вакантную должность. Она может использоваться и как источник достоверной информации для совершенствования структуры организации, для увеличения производительности труда.

3. Кто составляет должностные инструкции? Что нужно указывать в них?

Разрабатываются они каждым руководителем для его подчиненных, а подписываются управляющими структурных отделов. Иногда инструкцию составляет специалист, работа которого заключается именно в разработке подобного рода документов. Все должностные документы утверждает лично первый руководитель организации. Между тем ответственным за наполнение организации необходимыми документами, является начальник отдела кадров.

Важные качества понятного нормативного документа – ясность и краткость. Потому что двусмысленному документу нельзя подчиняться. Очевидно, они не должны быть слишком длинными, - их тяжело читать, и велик риск ошибиться в понимании содержания написанного.

В процессе написания должностных инструкций формулируются функции и задачи подчиненного. При этом необходимо придерживаться соответствия должностных инструкций и фактических обязанностей сотрудника. Положения такого рода документов должны определять конкретные зоны ответственности подчиненного, а не являться лишь формальными обязательствами. Все положения одинаково равны по уровню важности.

Следует избегать общих определений, двусмысленности, неясности и поверхности суждений при составлении должностных инструкций. Необходимо четко выделить все основные задачи, подробно описать методики выполнения работ, упомянуть обо всех важных процедурах и указаниях, которых должен придерживаться работник. Лучше использовать простые, а не сложные предложения.

Должностные инструкции составляют в трех экземплярах. Первый сохраняется в отделе кадров, второй – у управляющего подразделением, а третий находится у самого работника.

Признак хорошей инструкции – написание ее максимально простым языком. Обязательны следующие реквизиты документа: гриф утверждения, дата и подпись работника об ознакомлении с ней.

В самом документе указываются: название должности, название структурного подразделения, конкретизируется причина создания должности и место должности в иерархии организации (кто кем управляет и кому подчиняется). Ниже следует перечень должностных обязанностей, сгруппированный по функциональным категориям. Содержательно инструкция считается наполненной, когда в ней присутствуют не менее 6-7 функциональных блоков, внутри которых перечисляются по 6-7 должностных обязанностей.

Существуют стандарты оформления данного документа. Так, согласно УСОРД, структура должностной инструкции должна состоять из следующих разделов: общие положения, описание должности, права, ответственность.

Раздел «Общие положения» формируется под влиянием особенностей конкретной организации и должен быть одинаковым для всех служебных документов. В общих положениях указывают: категорию должности, квалификационные требования к сотруднику, перечисляют необходимые организационно-правовые документы (инструкции, разъяснения, нормативные документы и другие подзаконные акты), порядок назначения и освобождения от должности, указания непосредственной подчиненности сотрудника.

В разделе «Описание должности» описываются основные направления деятельности сотрудника. Иногда сюда относят и положение о выполнении разовых служебных заданий.

Перечень прав сотрудника обязателен в разделе «Права». А меру наказания за несоблюдение трудовых обязанностей и требований закона, указывают в разделе «Ответственность».

В конце документа необходимо сослаться на документ, в соответствии с которым была разработана данная инструкция, указывается его название, номер и дата принятия документа.

4. Как работают должностные инструкции?

Все, что не написано, может быть изменено или забыто. Когда в должностной инструкции нет описания всех бизнес-процессов организации, - случаются конфликты. Чаще всего – между работодателем и подчиненным. При этом значительно снижается эффективность труда на предприятии. Чтобы этого не произошло, следует разрабатывать и использовать всю необходимую нормативную документацию.

Многофункциональность должностных инструкций способствует тому, что они регламентируют не только обязанности работника, но и требуемый формат его работы. Для новых сотрудников инструкции – незаменимый источник информации, помогающий быстрее освоиться на новом месте.

Чтобы они начали работать, необходимо, чтобы работник их выучил наизусть. И обязательно придерживался положений инструкции в процессе выполнения должностных обязанностей. Сотруднику необходимо уметь выполнять требования организации в разных ситуациях.

Нет единственно правильного алгоритма для составления данных инструкций. Для каждого вида деятельности необходим индивидуальный подход. В таком случае, стоит отказаться от бюрократизма, нереальности поставленных задач, излишнего формализма. При умелом написании, должностные инструкции могут и должны стать мощным средством управления трудом.

Составление подобных инструкций – это долгий и кропотливый труд. Однако быстрая окупаемость производственных схем служит надежным ориентиром на пути к успеху.

Правильные и подробные должностные инструкции - залог эффективной работы, гарантия снижения уровня служебных конфликтов и роста авторитетности руководства организации.

Добавлять комментарии могут только авторизованные пользователи.