Журнал «Секретарское дело»

•••Печати и штампы организации

специалист по документообороту

В соответствии с ч. 2 п. 62 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях 1 (далее — Инструкция по делопроизводству) устанавливается три вида печатей: печать организации (с изображением Государственного герба Республики Беларусь и простая); печать структурного подразделения организации; печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.).

Печать организации является основной и должна изготавливаться в каждой организации.

Гербовая печать — это печать организации с изображением Государственного герба Республики Беларусь, которую могут иметь учреждения и организации, обладающие таким правом. Перечень государственных органов, организаций и должностных лиц, которым предоставлено право пользования гербовыми печатями, определен Инструкцией о порядке изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь 2 (далее — Инструкция МВД № 189).

Простая печать круглой формы — это печать организации без изображения Государственного герба Республики Беларусь. Организации, которые не имеют права помещать на своей печати Государственный герб Республики Беларусь, могут изготавливать один экземпляр простой печати круглой формы.

Печать структурного подразделения изготавливается для удостоверения документов, создаваемых и (или) тиражируемых данным подразделением. Как правило, на печати структурного подразделения организации изображение Государственного герба Республики Беларусь не помещается. Если отдел действует от имени организации, на документах должен проставляться оттиск печати организации.

Служба ДОУ может иметь печать, в которой в центре помещается название этой службы (канцелярия, секретариат и др.). В организациях, в которых функции службы ДОУ выполняет специально назначенный работник, вместо печати с наименованием службы ДОУ (печати структурного подразделения) может изготавливаться печать, указывающая на ее целевое назначение (например, «Для документов»); такая печать используется для заверения копий документов, справок, выданных этой службой 3 .

Печати, указывающие на их функциональное назначение («Для документов», «Для копий», «Для пакетов» и т.п.), могут изготавливаться организациями исключительно в виде простых печатей.

Штамп — это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы по существу представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. Штампы также бывают разных видов.

На печати структурного подразделения организации изображение Государственного герба Республики Беларусь не помещается.

Угловой штамп допускается использовать при оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов организации. Угловой штамп может быть трех видов:

· общий угловой штамп;

· угловой штамп конкретного вида документа.

Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов соответствующего бланка (для писем, общего или бланка конкретного вида документов). Размер углового штампа не должен превышать: по горизонтали — 73 мм; по вертикали — 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы организации) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы организации) 4 .

Регистрационный штамп (отметка о поступлении) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа. Регистрационный штамп должен иметь следующие размеры: по горизонтали — 42 мм, по вертикали — 16 мм 5 .

Образец регистрационного штампа входящих документов

В Республике Беларусь отсутствует единый нормативный правовой акт, комплексно определяющий, в каких случаях документы должны удостоверяться печатью, соответствующие нормы закреплены в ряде актов законодательства Республики Беларусь.

Так, ч. 4 п. 62 Инструкции по делопроизводству установлено, что перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь. Перечень документов, на которых проставляется печать, может быть разработан в виде самостоятельного документа, утверждаемого приказом руководителя, либо в качестве приложения к инструкции по делопроизводству в организации. Соответствующая норма может быть закреплена в табеле форм документов организации.

Отметим, что в большинстве случаев подписи достаточно для придания документу юридической силы. Вместе с тем правила документирования могут предусматривать иные способы удостоверения документов. В частности, Инструкцией по делопроизводству определено, что для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии 7 .

Реквизит «Печать» является дополнительным реквизитом, придающим документам юридическую силу 8. Оттиск печати должен проставляться в подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных 9 :

· требующих особого удостоверения их подлинности;

· удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц;

· связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей.

Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004 разъясняют, что печать ставится на договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах, уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др. а также во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц (справки о месте работы (учебы), трудовом стаже, размере заработной платы и т.п.).

Законодательство Республики Беларусь регулирует случаи, когда проставление гербовой печати обязательно. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (далее — Постановление № 100) утвержден Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать. К таким документам относятся:

· свидетельства о регистрации актов гражданского состояния;

· документы, удостоверяющие личность;

· документы об образовании;

· уставы (положения) предприятий, учреждений и организаций;

· доверенности и иные документы, удостоверяющие права физических и юридических лиц;

· образцы оттисков печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

· акты (приемки законченных строительством объектов, выполненных работ и др.);

Постановлением № 100 также предусмотрено проставление гербовой печати на иных документах, на которых воспроизведение оттиска печати предусмотрено нормативными актами Республики Беларусь, а также определено право министерств и иных государственных органов определять для подведомственных организаций перечень документов, на которых может ставиться гербовая печать.

Согласно п. 9 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь 10 документы, оформленные на гербовых бланках и предназначенные для рассылки, допускается тиражировать средствами оперативной полиграфии (ксерокса). Каждая копия размноженного таким способом документа должна заверяться печатью. Вид печати, используемой для этих целей, не установлен, в связи с чем копии таких документов могут заверяться как гербовой, так и простой печатью (например, печатью структурного подразделения или печатью, указывающей на ее целевое назначение).

П. 64 Инструкции по делопроизводству установлено, что для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена. При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют печатью организации. Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

В случаях когда наличие оттиска печати организации на определенных документах необязательно, допускается ставить оттиск печатей отдела, прочих печатей и штампов. Такое, например, возможно при приеме корреспонденции или при проставлении на командировочных удостоверениях отметки о прибытии и убытии (п. 10 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35).

Необходимость проставления печати на документах закреплена и в иных актах законодательства. Несмотря на то что перечень документов, подлежащих удостоверению печатью, достаточно велик, на практике проставление печати иногда оказывается излишним.

Из документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, заверения печатью требуют штатные расписания, личные справки (о месте работы, о заработной плате, о трудовом стаже и т.п.), некоторые виды актов, гарантийные письма, ксерокопии документов, подготовленных на гербовых бланках, копии документов при их пересылке в другие организации или передаче на руки физическому лицу. Иные документы, входящие в указанную систему документации, дополнительного удостоверения печатью не требуют.

При отсутствии у должностного лица права подписи проставление печати организации не придает этому документу юридической силы.

Оттиском печати организации заверяется подпись должностного (ответственного) лица организации, имеющего полномочия на подписание документов. При отсутствии у должностного лица права подписи проставление печати организации не придает этому документу юридической силы.

Частью 5 п. 62 Инструкции по делопроизводству определено место проставления оттиска печати на документе: он должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

В других системах документации (финансовой, бухгалтерской) место проставления оттиска печати может быть иным, чем установлено Инструкцией по делопроизводству. Например, на накладных, счетах-фактурах, доверенностях на получение материальных ценностей и других подобных документах место печати определено заранее на соответствующих бланках и обозначено буквами «М.П.» (место для печати). Данное положение определено нормами п. 3 Инструкции по делопроизводству, согласно которым в части подготовки и оформления она распространяется только на организационно-распорядительную документацию.

1 Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

2 Утверждена постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 12.06.2009 № 189.

3 П. 64 Инструкции по делопроизводству.

4 П. 32–34 Инструкции по делопроизводству.

5 П. 66 Инструкции по делопроизводству.

6 Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / авт.-разраб. Э.Н. Давыдова, Н.А. Капмоле, А.Е. Рыбаков. — Минск: БелНИИДАД, 2005.

7 П. 18. 52. 62 Инструкции по делопроизводству.

8 П. 18, 62 Инструкции по делопроизводству.

9 Ч. 4 п. 62 Инструкции по делопроизводству.

10 Утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424».

Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

Образец книга учета печатей и штампов

регистрации в справочниках граждан и организаций в системе

Фигурант - гражданин, организация, жители населенного пункта, коллектив, события по факту, упоминаемые в документе. Фигуранты выбираются из справочников граждан и организаций.

В электронной регистрационной карточке (РК) должны быть зарегистрированы фигуранты, указанные в документе: заявители, истцы, ответчики, все лица, осужденные по приговору, участники ДТП, потерпевшие, погибшие, пропавшие без вести, лица, в отношении которых возбуждены уголовные дела, предприятия, юридические лица и др.

До регистрации фигуранта обязательно проверить его наличие в базе данных.

Поиск и регистрация граждан и организаций

При поиске гражданина в справочнике необходимо набирать фамилию и первую букву имени без точки: Петров А

При поиске организации в справочнике набирается ключевое слово: название предприятия без кавычек (не употребляются наименования "ЗАО", "Фирма" и т.п.).

Например: набрав Ариель, будет найдено ЗАО "Ариель" рекламное агентство.

После просмотра найденных записей выбрать нужного фигуранта и затем внести недостающие данные. При отсутствии информации о гражданине необходимо ее "Добавить" в справочник граждан. При этом заполняются следующие поля РК:

"ФИО" - фамилия, имя, отчество;

"Дата рождения" или "Год рождения" (при наличии);

"Регион обжалуемых действий". Первым устанавливается адрес, который отправитель указывает в данном поступившем обращении. Электронный адрес вводится в поле "E-mail".

Дела в отношении гражданина;

НП, заведенные в отношении гражданина;

Документ, удостоверяющий личность.

Для идентификации гражданина в поле "Примечание" необходимо добавлять дополнительную информацию, например: ДТП, по иску, осужденный, бывший директор ООО "Сатурн", погибший, несовершеннолетний, в/ч 23343 и т.д.

При внесении организации в справочник сначала пишется ее название, а затем дается описание.

Например: ТИЗ "Гранит" - Товарищество индивидуальных застройщиков;

Национальный балет "Кострома - автономная некоммерческая организация;

ОАО "Таганрогский металлургический завод" ("ТАГМЕТ").

Сокращенное название организации пишется после полного наименования в скобках.

При одинаковых названиях организаций из разных регионов необходимо создать новую запись в справочнике с обязательным указанием региона в названии.

Например: ЗАО "Оливия" - Орловская область;

ЗАО "Оливия" - Пензенская область.

Фамилии адвокатов заносятся в справочник организаций.

Например: Адвокат - Смолин А.А.

Поиск и регистрация жителей, коллективов

и анонимных обращений

При поиске в справочнике организаций жителей и коллектива набирается ключевое слово: название коллектива, улицы, поселка, района и т.п. без окончания.

Набрав Загорянк, будут найдены жители ЗагорянкИ и жители Московской области пос. ЗагорянкА.

Набрав ключевое слово артист, будет найдено коллектив артистов Большого театра.

При наличии на конверте или в адресате обращения от одного до двух заявителей в поле "Корреспондент" РК заносится информация о каждом из них с выбором или добавлением новых данных в справочник граждан.

При наличии в обращении более двух фамилий заявителей информация о первых двух заносится в поле "Корреспондент" РК и ставится отметка "коллективное".

Аналогично добавляется информация о фигурантах в РК на закладке "Д" (Дополнительные реквизиты).

Информация о жителях и коллективах заносится в справочник организаций.

При наличии на конверте или в адресате самого обращения наименования организации в поле "Корреспондент" вносится название организации, а в поле "Подписал" - коллектив, акционеры, соинвесторы и т.п.

Например: при обращении соинвесторов ООО "Социальная инициатива" в поле "Корреспондент" заносится ООО "Социальная инициатива, в поле "Подписал" - соинвесторы.

Если название организации отсутствует, то заносится название адресата.

Например: коллектив налоговых инспекторов Чувашской Республики;

коллектив художников г. Вязьмы;

артисты балета Большого театра.

На этапе первичного рассмотрения коллективного обращения информация о фигурантах заносится в поле РК на закладку "дополнительные реквизиты" с указанием в поле "Фигурант" названия организации, выбрав в поле "Роль" - "обратившийся", а в поле "Примечание" написав - соинвесторы, акционеры и т.п.

В случае обращения жителей в поле "Корреспондент" или "Фигурант" информация заносится следующим образом: жители, регион, населенный пункт, улица, дом.

Например: жители г. Москвы, ул. Черемушкинская, д. 8;

жители Орловской обл. пос. Красково.

На этапе первичного рассмотрения в справочнике организаций в названии создается запись по факту наиболее значимого события, сформированная следующим образом: регион, событие и дата.

Например: по факту: Москва - пожар в МГУ им. Ломоносова, ноябрь 2006 г.;

по факту: Москва - взрыв на Черкизовском рынке, 21.08.2006;

по факту: РФ - выборы Президента РФ, март 2008 г.

При наличии на конверте или в адресате обращения фамилии директора предприятия запись создается в справочнике организаций, в поле "Корреспондент" заносится название предприятия, а в поле "Подписал" - фамилия директора.

При установлении на этапе первичного рассмотрения факта возбуждения уголовного дела в отношении директора Ф.И.О. и данные директора заносятся в справочник граждан с заполнением поля "Фигурант".

В случае несовпадения адреса или заявителя на конверте и в обращении при регистрации вносятся оба адреса или адресата. Первым устанавливается "Адрес" с конверта.

При поступлении анонимного обращения регистрация осуществляется через справочник граждан с отметкой в поле "Анонимное".

Дата, время поступ- ления сообще- ния о престу- плении

Фамилия, иници- алы заявителя, наименование организации, уч- реждения (адрес и телефон); дол- жность, фамилия, инициалы дозна- вателя, вынес- шего постановле- ние о направле- нии материалов в порядке ч. 1 ст. 155 УПК РФ, дата вынесения постановления

Должность, классный чин (воин- ское зва- ние) про- курорского работника, вынесшего постанов- ление о направле- нии мате- риалов в орган следствия, дознания

Краткие сведения о наличии признаков преступле- ния

Результаты рассмотре- ния, куда направлено сообщение (орган следствия, дознания), дата на- правления, сведения об информиро- вании заявителя

Дополни- тельные сведения (взято под контроль, заведено надзорное производ- ство, даны указания, результат разрешения и т.д.)

<*> Контрольные карточки заводятся по материалам проверки сообщения о преступлении, процессуальные решения по которым более двух раз прокурором признавались незаконными. В контрольной карточке фиксируются даты вынесения постановлений об отказе в возбуждении уголовного дела, процессуальные основания и статья УК РФ, а также решения по результатам проверки законности отказа в возбуждении уголовного дела, принятые меры прокурорского реагирования.

Приложение N 15

учета копий постановлений и материалов об отказе

в возбуждении уголовных дел, поступивших

из органов дознания

Наиме- нование органа дозна- ния

Дата поступ- ления сообще- ния о престу- плении в орган дозна- ния

Дата регист- рации в книге регист- рации сообще- ний о престу- плениях

Дата принятия процес- суально- го реше- ния

Сведения о должно- стных ли- цах, при- нимавших и утвер- ждавших процессу- альное решение

Дата по- ступле- ния в прокура- туру ко- пии по- станов- ления

Дата по- ступления в проку- ратуру ма- териала проверки

Дата при- нятия решения по про- верке за- конности отказа в возбужде- нии уго- ловного дела

Резуль- тат про- верки законно- сти при- нятого решения

<*> Уголовные дела, по которым приняты решения о прекращении уголовного преследования и приостановлении предварительного следствия, подлежат также учету в книге, предусмотренной приложением N 17.

<**> Контрольные карточки заводятся для учета информации о принятых процессуальных решениях, которые прокурорами более двух раз признавались незаконными. В контрольной карточке фиксируется информация о датах и основаниях принятых по делу процессуальных решений, датах и результатах их проверки прокурором, принятых мерах прокурорского реагирования.

Приложение N 17

учета копий постановлений о приостановлении предварительного

следствия, поступивших из ________________________

Наиме- нова- ние след- ствен- ного органа

N уго- ловного дела, краткая фабула, статья УК РФ, дата возбуж- дения

ФИО об- виняе- мого (подоз- ревае- мого), мера пресе- чения, связан- ная с изоля- цией от общест- ва (да- та из- брания)

Срок след- ствия

Дата, процес- суальное основа- ние при- нятого решения о приос- тановле- нии предва- ритель- ного следст- вия

Дата поступ- ления копии про- цессу- ального решения

Дата по- ступления материалов уголовного дела, ре- зультат проверки законно- сти, при- нятые меры реагирова- ния

Дата, про- цессуаль- ное осно- вание ре- шения о приоста- новлении предвари- тельного следствия, принятого после от- мены про- курором предыдуще- го процес- суального решения

Даль- нейшее движе- ние по уголов- ному делу, N кон- троль- ной карточ- ки

Размер 100 x 75 мм

Алфавитные карточки заводятся на всех указанных в документах лиц (обвиняемых, осужденных, оправданных, истцов, ответчиков и др.) при регистрации первичных обращений, а также обращений, к которым приложены копии приговора, решения, определения, постановления суда, заключений (справок, постановлений) о проверке дел, надзорных (наблюдательных) производств и других документов по делам. При регистрации дел, документов (спецдонесений и др.) или жалоб, к которым приложены приговоры, определения и т.п. допускается заводить алфавитную карточку только на основное лицо (от которого поступила или в отношении которого подана жалоба), а на всех остальных (обвиняемых) - ссылочные карточки.

Последующие жалобы и документы в отношении одного и того же лица или вопроса регистрируются на оборотной стороне имеющейся алфавитной карточки с указанием, когда и от кого поступил документ, куда и за каким номером направлен, передан. На жалобе проставляется номер надзорного (наблюдательного) производства, а также единица административно-территориального деления (республика, край, область и т.п.).

Если в последующей жалобе ставится другой вопрос, она также регистрируется на имеющейся алфавитной карточке с обязательным указанием ее содержания.

Если на кого-либо из лиц, проходящих по одному делу, уже имеется надзорное (наблюдательное) производство, на остальных лиц выписываются алфавитные карточки (если они отсутствуют).

В алфавитных карточках на лиц, от которых жалоб не поступало, в графе "Содержание" делается ссылка на фамилию, имя, отчество лица, в отношении которого подана жалоба, с указанием основания заведения карточки. Например: По приговору Иванова П.С. или О злоупотреблениях Петрова В.Н.

Если в дальнейшем от них поступят жалобы, то они регистрируются на карточке того лица, от которого поступила жалоба, при этом проверяется карточка лица, жалоба которого послужила основанием для заведения надзорного (наблюдательного) производства.

При регистрации жалоб и спецдонесений о совершенных преступлениях, убийствах, самоубийствах, несчастных случаях, если обвиняемый установлен или подозреваемое лицо находится в розыске, алфавитная карточка выписывается на обвиняемого, ссылочная - на заявителя, убитого, потерпевшего. Если обвиняемый не установлен, алфавитная карточка выписывается на убитого, потерпевшего, заявителя, а на подозреваемого - ссылочная.

При отсутствии этих данных алфавитная карточка заводится по факту события, правонарушения.

При регистрации жалоб о розыске лиц, уклоняющихся от уплаты алиментов, алфавитная карточка выписывается на заявителя, а ссылочная - на уклоняющегося от уплаты.

При регистрации заявлений работников органов прокуратуры на алфавитной карточке указываются место работы и должность заявителя.

При регистрации коллективных обращений алфавитные карточки выписываются на лиц, чьи действия обжалуются, ссылочные - на первых двух лиц, подписавших обращение, и на отправителя, чей адрес указан на конверте.

Коллективные письма, в которых не указаны фамилии лиц, чьи действия обжалуются, регистрируются на корреспондентской карточке (в графе "Фамилия, имя, отчество" пишется: Коллективное), а на первых двух лиц, подписавших заявление, и на отправителя выписывается ссылочная карточка. В картотеке они хранятся в отдельном ящике и расставляются по регионам.

Содержание коллективных писем приводится более подробно.

На алфавитной карточке указываются:

в графе "Индекс" - номер надзорного (наблюдательного) производства по обращению, спецдонесению, делу, другому документу;

в графе "Фамилия, имя, отчество" - по возможности полные сведения;

в графе "Данные об аресте, осуждении" - каким судом, где, когда, по какой статье УК РФ и к какой мере наказания осужден, привлечен к ответственности, когда и кем арестован, место содержания под стражей или домашний адрес;

дата поступления (проставляется по штампу отдела прохождения корреспонденции);

в графе "Куда, когда, за каким номером направлен, передан" - наименование прокуратуры, организации, дата и номер документа или индекс подразделения, куда направлен, передан документ, дата направления;

в графе "Содержание" - наименование документа, его заголовок или краткое содержание (по возможности одним словом), например: алиментное, жилищное, о выселении, трудовое, пенсионное, наследство, изобретение, изъятие имущества, на приговор, о привлечении к ответственности, о розыске, по факту смерти, гибели, изнасилования и т.д.;

в графе "От кого поступил, индекс, дата" - фамилия или лицо, подавшее обращение, например: заявитель, заключенный, коллектив, Федоров и т.д. Если документ поступил из учреждения - наименование корреспондента, исходящий номер и дата документа. Если обращение принято на личном приеме - с приема и кем принято;

в графе "Исполнитель" - фамилия работника, принявшего решение по обращению.

Если в документе, приложенном к обращению, фамилия одного и того же лица указана иначе, чем в обращении, алфавитная карточка выписывается на один вариант фамилии, имени, отчества, а на остальные - ссылочные с указанием варианта фамилии основной карточки.

Например: Зайнетдинов - алфавитная, Зайнутдинов и Зайнатдинов - ссылочные.

Карточки на лиц, в фамилиях которых встречаются подряд две одинаковые согласные буквы - бб, вв и др. (Оббязов, Введенский), расставляются как имеющие одну букву (Обязов, Веденский).

Карточки на мужчин и женщин, имеющих одинаковые фамилии и имена, расставляются по алфавиту имен и отчеств, вначале мужские имена, а затем женские, например: Валентин, затем Валентина.

Карточки на лиц, фамилии, имена или отчества которых имеют дополнительные элементы (составные части): ван, де, фон, тер, оглы, кызы или кзы и др. раскладываются в картотеке только по алфавиту фамилий, имен и отчеств, дополнительные элементы (составные части) во внимание не принимаются.

Буквы а, о принимаются за букву а и карточки соответственно расставляются в одном ящике.

Например: карточка Волосевич расставляется как Валосевич, Огилов - как Агилов.

Буква э принимается за букву е и карточки соответственно расставляются в одном ящике; если буква э стоит вначале, выписываются два варианта карточек. Например: Эверетов и Еверетов.

Буква ы после шипящих ж, ч, ш, щ и ц принимается за и.

В фамилиях, оканчивающихся на -ов и -ев после шипящих, окончание принимается за -ов.

Окончания фамилий -тский, -дский, -цкий при расстановке принимаются за -цкий. Например: карточки Вершадский, Вершатский расставляются как Вершацкий.

В фамилиях с окончанием -янц последняя буква при расстановке карточек во внимание не принимается.

Карточки с двойными фамилиями расставляются в картотеке по первой фамилии в зависимости от имени, отчества, кроме того, выписывается ссылочная карточка на вторую фамилию.

Карточки с одинаковыми фамилиями расставляются в следующем порядке: вначале ставятся карточки, где выписана только одна фамилия, затем - карточки с фамилией и инициалами, потом с фамилией, именем и отчеством, указанными полностью.

Например: Петров, Петров А.В. Петров Александр, Петров Александр Григорьевич, Петров Б. и т.д. на внешней стороне каждого ящика с карточками указывается фамилия, выписанная на первой карточке (условно Петров).

Приложение N 26

Имя, отчество _____________________________________________________________

Республика, край, область, город, район ___________________________________

Число жалоб, ранее направленных по одному и тому же вопросу в подчиненные

прокуратуры, другие органы, в том числе ___________________________________

Первая: когда, куда, за каким номером направлена __________________________

Последняя: когда, куда, за каким номером направлена _______________________

Номера переписок в других подразделениях __________________________________

Делопроизводитель _______________________ (подпись)

РЕШЕНИЕ ПО ЖАЛОБЕ

Принята к производству, номер н/п _________________________________________

за каким номером __________________________________________________________

Фамилия исполнителя _______________________________________________________

Делопроизводитель ______________________________________ (подпись)

Размер 100 x 100 мм

Лицевая сторона справки заполняется работником, регистрирующим жалобу.

Фамилия, имя, отчество лица, по делу которого прислана жалоба, пишутся полностью.

В графе "Республика, край, область, город, район" указывается наименование административно-территориальной единицы, где произошло правонарушение, событие.

В последующих пяти графах отмечается общее количество не принятых к производству в данной прокуратуре жалоб по одному и тому же вопросу и направленных в подчиненные прокуратуры, в их числе приводятся первая и последняя жалобы с указанием, когда, куда и за каким номером они направлены.

Графа "Номера переписок в других подразделениях" заполняется в случаях, когда в других структурных подразделениях имеются надзорные (наблюдательные) производства, заведенные на это лицо по другим вопросам. Указываются номера всех производств.

В графе "Дата" указывается дата направления зарегистрированной жалобы в структурное подразделение или должностному лицу.

Оборотная сторона справки заполняется делопроизводителем структурного подразделения после рассмотрения жалобы прокурорским работником. Проставляется номер надзорного (наблюдательного) производства, а если производство не заведено, то указывается, когда, за каким номером, куда была направлена жалоба, и фамилия исполнителя. Заполненная справка возвращается на алфавитную картотеку, где эти данные переносятся на алфавитную карточку, после чего справка уничтожается.

Приложение N 28

(к пп. 2.4.2.4, 2.4.2.17)

КАРТОЧКА УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ Н/П

СОГЛАСОВАНО <*> СОГЛАСОВАНО <*>

Протокол ЦЭК (ЭК). Протокол ЭПК.

от _________ N _______ от __________ N __________

<*> Здесь и далее ссылку на протокол ЦЭК (ЭК) организации или ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела рекомендуется заверять подписью соответственно председателя ЦЭК (ЭК) или ЭПК.

Продолжение приложения N 43

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в ____ г. в прокуратуре или учреждении

В данную опись внесено ____________________________________ единиц хранения

(цифрами и прописью)

с N ___________________________ по N ________________________, в том числе

литерные номера: ____________________________________________

пропущенные номера: _________________________________________

отдела Подпись И.О. Фамилия

составившего опись Подпись И.О. Фамилия

Протокол ЦЭК (ЭК). Протокол ЭПК.

от ____________ N _______ от ____________ N _______

Продолжение приложения N 47

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ОПИСИ N _______________________ ФОНД ______________________

Всего в настоящей описи пронумеровано _____________________________ листов,

(цифрами и прописью)

литерные номера: __________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________

лица, составившего опись Подпись И.О. Фамилия

Исполняется на отдельном листе формата A4

ДОКУМЕНТОВ ГЕНЕРАЛЬНОЙ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ,

КОТОРЫЕ СКРЕПЛЯЮТСЯ ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТЬЮ

1. Организационно-распорядительные и другие документы, подписанные Генеральным прокурором Российской Федерации или его заместителями (при необходимости).

2. Процессуальные акты: постановления (в том числе и постановления о возбуждении перед судом ходатайств) о производстве обыска, выемки, а также другие процессуальные документы.

3. Письма в следственные изоляторы для выполнения следственных действий, уведомления и разрешения гражданам на свидание с подследственными, заключенными под стражу.

4. Письма в следственные изоляторы о перечислении за судом обвиняемых.

5. Предписания органам, осуществляющим оперативно-розыскную деятельность, о предоставлении документов для ознакомления и проверки.

6. Справки Генеральной прокуратуры о реабилитации, признании пострадавшим(ей) от политических репрессий.

7. Запросы о выдаче, правовой помощи по уголовным делам и осуществлении уголовного преследования, а также прилагаемые к ним материалы и иные документы, направляемые в иностранные государства.

8. Материалы, направляемые в МИД России для оформления выезда работников органов прокуратуры за границу в служебные командировки.

9. Материалы, направляемые по запросам органов ФСБ России относительно осведомленности в сведениях государственной тайны сотрудников органов и учреждений прокуратуры, оформляющих паспорта для временных выездов за границу.

10. Почетные грамоты и грамоты Генерального прокурора Российской Федерации, грамоты Генерального прокурора Российской Федерации к нагрудному знаку "Почетный работник прокуратуры Российской Федерации", удостоверения к наградам Генерального прокурора Российской Федерации.

11. Записи, внесенные в трудовую книжку работника.

12. Аттестационные и экзаменационные листы государственного гражданского служащего Российской Федерации (при присвоении классного чина).

13. Трудовые договоры (служебные контракты), заключенные с работниками органов и учреждений прокуратуры, и соглашения об изменении их условий.

14. Представления на установление пенсии за выслугу лет к трудовой пенсии по старости (инвалидности) лицу, замещавшему государственную должность федеральной государственной службы.

15. Справки о размере среднемесячного заработка федерального государственного служащего, о периодах государственной службы (работы), учитываемых при исчислении стажа государственной службы лица, замещавшего государственную должность, дающую право на пенсию за выслугу лет.

17. Отзывы на научно-исследовательские работы (диссертации).

18. Разрешения на ношение оружия, выписки из приказов о награждении оружием.

19. Акты о передаче дел на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации и муниципальные архивы.

20. Паспорт архива.

21. Банковские поручения, заявления на сдачу валюты, карточки с образцами подписей и оттиска печати, справки о размере заработной платы и другие.

22. Извещения о зачислении на специальный воинский учет.

24. Поручения (доверенности) на участие в судебном заседании.