Категория: Бланки/Образцы
ведущий консультант отдела управленческого консалтинга компании Tops BI
ПРОБЛЕМА: Кардинальное изменение ситуации на финансовых рынках потребовало от компаний не только скорректировать свои стратегии, но и сделать поправку на кризис во всех бизнес-процессах. В результате многие положения и внутренние регламенты, касающиеся работы, в том числе и финансовой службы, необходимо переписывать практически заново. Каким минимальным требованиям должна соответствовать внутренняя регламентирующая документация? РЕШЕНИЕ: Ситуация, когда, казалось бы, хорошо продуманный и проработанный регламент превращается в формальность и не используется в работе, знакома многим. Причины могут быть совершенно разными – нет детальных указаний к действию, регламент не соответствует реальным процессам, наконец, сотрудникам просто не понятны сумбурно изложенные требования. Чтобы избежать подобных проблем при составлении очередного «указания к действию», достаточно следовать нескольким простым правилам.
Чтобы разобраться с требованиями к «хорошему» регламенту, для начала нужно определиться с главным, кому и зачем он нужен. Зачастую все положения создаются в большей степени для менеджмента высшего и среднего звена. В этом заключается основная ошибка регламентации, которая зачастую сводит всю работу на нет. При разработке регламентов забывают об ожиданиях и потребностях того, кто будет ими пользоваться – исполнителей. Другими словами, во внутренних инструкциях нет четких и однозначных указаний к действию.
ОПЫТ ПРАКТИКА
Владимир Белов, финансовый директор ООО «Торговый дом Кухня без границ»: «Работа по разработке регламентов, безусловно, важный этап на пути оптимизации управленческих процессов компании. Зачастую менеджмент в процессе работы решает одни и те же проблемы, связанные с несогласованными действиями структурных подразделений, отсутствием четких задач и критериев оценки результатов деятельности. Проще говоря, мы тратим время на те вопросы, которые в нормальных условиях и не должны были возникнуть.
Регламентация бизнес-процессов может решить многие из этих проблем. Особенно это актуально в условиях нестабильности. С одной стороны, текущая ситуация требует от менеджмента более гибкого подхода, «ручного» управления, а с другой – несогласованные действия и ошибки исполнителей сегодня чреваты для компании серьезными неприятностями. Регламенты должны выступать как некий сдерживающий фактор, защита от эмоций и необдуманных действий».
МНЕНИЕ ПРАКТИКА
Елена Тябутова, финансовый директор компании «Инмарко»: В период нестабильности очень хочется быть гибким – легко приспосабливаться к быстро меняющемуся миру. А любой регламент – смерть гибкости. Поэтому регламенты не нужны. Они только мешают. Казалось бы, правильное рассуждение. Но давайте посмотрим, в каких аспектах мы должны быть гибкими? Мы каждый день хотим по-разному обслуживать клиентов в зависимости от настроения исполнителей? Или мы хотим по-разному производить свою продукцию? Или сроки поставки для нас теперь не важны? Наверно, нет.
Мы хотели бы поддержать с трудом завоеванную репутацию. Чтобы это все было, должна быть хорошо отлаженная работа персонала, должны быть отработаны процессы и регламенты. Тогда где же должна быть гибкость? Гибкость должна быть в стратегическом управлении, в маркетинге. Можно привести следующую аналогию: пожарная команда не знает, где будет завтра пожар. Но она хорошо натренирована и сможет слаженно работать в различных обстоятельствах. У пожарной команды есть регламенты. Каждый знает, что делать, но они работают в очень нестабильной среде. Я думаю, что необходимо в вопросах регламентации брать пример с пожарной команды».
Многие полагают, что, если зафиксировать принципы на верхнем и среднем уровне управления, результат гарантирован. На самом деле этого не всегда достаточно. Основной смысл регламентации – донести до исполнителя в простой и доступной форме четкие правила выполнения тех или иных действий. С этой точки зрения регламентация только верхнего уровня процессов деятельности недостаточно, так как конкретный продукт конкретного качества производят исполнители – рабочие и служащие. Поэтому основной эффект от регламентации будет получен при формулировании четких и понятных правил именно им.
При этом зачастую из-за различных объективных (нехватка времени) и субъективных (нехватка знаний специфики) причин формирование регламента поручают непосредственно исполнителям. «Они лучше знают специфику своей работы и смогут составить более четкие инструкции» – как бы того ни хотелось, руководствоваться такой логикой нельзя. Иначе с большой долей вероятности вы получите регламент из серии «я могу делать» или «я хочу делать», а это не всегда то, что нам нужно от их деятельности и от качества получаемых результатов.
Только руководитель можете формулировать требования к деятельности, и никак не наоборот. Единственное, нельзя забывать о том, что все должно быть просто, понятно, доступно. С этой точки зрения хороший регламент обязательно должен отвечать следующим критериям:
– определять зоны ответственности сотрудников за выполняемые работы;
– содержать требования к содержанию работ (что ты должен сделать, чтобы достичь требуемого результата);
– содержать однозначные требования к результатам работ;
– содержать измеримые критерии оценки эффективности работ (качеству работ).
Причем все перечисленное должно быть максимально конкретным, не содержать лишней воды и слов о высоком. В противном случае заставить людей работать по невнятным инструкциям, в которых они окончательно запутались, будет очень непросто.
СТРУКТУРА ПРОЦЕССОВИтак, задача разработки регламентов всецело в компетенции менеджмента. Но весь вопрос в том, какие именно руководители и за какие регламенты отвечают. Кто должен разрабатывать, например, регламент процесса «годового бюджетирования» – финансовый директор или руководитель планово-экономического отдела? Для того чтобы разобраться с «разделением труда», необходимо выстроить иерархию бизнес-процессов, на основе которой можно будет четко ответить на подобный вопрос.
ОПЫТ ПРАКТИКА
Владимир Белов: «Выбрать того, кто способен написать тот или иной регламент – задача нетривиальная. Выходом может стать привлечение внешнего специалиста, который внимательно изучит все уровни процесса в деталях и переложит информацию в регламент. Другой вариант – назначить сотрудника из штата компании, который владеет максимумом информации о существующих процессах и обладает полномочиями для изучения любых направлений деятельности».
У бизнес-процесса есть одна нехорошая особенность – разноуровневость. Любой процесс в компании, к сожалению, это не просто «совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы», как это трактуют стандарты ISO. Это многоуровневая структура, состоящая как минимум из следующих иерархических уровней (в порядке укрупнения):
– операция – минимальная для анализа часть деятельности отдельного сотрудника, выполняемая на «автомате». Например, нажать «Ctrl B» в редакторе MS Word, чтобы выделить слово жирным текстом. Естественно, что любая операция когда-то была действием;
– действие – несколько последовательно выполняемых операций, после выполнения которых исполнитель осуществляет осознанный контроль. Например, заполнить приходно-кассовый ордер или выписать разовый пропуск. Причем, выделяя операции и действия, необходимо ориентироваться не на уровень начинающего работника, а на возможности профессионала;
– процедура – несколько последовательно выполняемых действий одним конкретным исполнителем, приводящим к получению некоего результата деятельности, передаваемого другому участнику процесса. В зависимости от процесса этот результат может быть документом (электронное письмо, служебная записка, факс…), предметом (сырье на складе, полуфабрикаты на линии и т. п.) или недокументированной информацией (устное сообщение, телефонный звонок и т. п.);
– бизнес-процесс базового уровня (БПБУ) – последовательность взаимосвязанных процедур, выполняемых различными исполнителями, приводящая к получению законченного и значимого для организации результата. Например, заключенный договор (причем учтенный в бухгалтерии, подшитый архивариусом и т. п.), акт приема-передачи, товар на складе (с обязательной передачей первичных документов бухгалтеру и учетом ТМЦ).
– направление деятельности – укрупненная часть деятельности организации, состоящая из одной или нескольких групп бизнес-процессов базового уровня. Например, управление персоналом, финансами, производством, логистикой и т. п.
Подобная структура приводит к тому, что с точки зрения регламентации все достаточно сильно усложняется. Описать при помощи одного положения все пять уровней практически невозможно. Кроме того, для разных уровней процессов будут отличаться и «потребители регламентов» (со своими требованиями к простоте, наглядности, понятности и т. п.):
– для БПБУ, процедур и действий – рядовые исполнители (бухгалтеры, грузчики и т. п.);
– для направлений деятельности– руководители среднего звена и т. д.
Это значит, что, если описать все эти уровни в одном документе, на выходе будет труд в объеме, приблизительно равном роману «Война и мир», читать и работать по которому скорее всего никто не будет. Для того чтобы решить эту проблему и создать рабочий регламент, существует четыре основных принципа, на которых остановимся подробнее.
НУЖНО ЛИ ОБЛАДАТЬ СПЕЦИАЛЬНЫМИ НАВЫКАМИ И ИНФОРМАЦИОННЫМИ ПРОДУКТАМИ ДЛЯ МОДЕЛИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ?
Опыт и навыки никогда лишними не бывают, хотя нарисовать схему бизнес-процесса под силу и «нетренированному» человеку. Что касается специализированных форматов и информационных систем, а здесь не все так однозначно. Интернет пестрит советами, тренингами и т. п. на эту тему: Aris, BpWin, IDEF, VAD, eEPC.
Прежде чем бросаться покупать такую систему или записываться на тренинг, важно развести по разным углам две основные задачи, для которых применяется моделирование: автоматизацию и оптимизацию/регламентацию бизнес-процессов.
Требования к моделированию для этих задач будут разными. Обусловлено это тем, что в первом случае нам важно понять роль IТ-системы и требования к ней. В дальнейшем созданные схемы будут использованы для постановки задачи на автоматизацию, разработку программного обеспечения и т. п.
Во втором – нам нужно, чтобы модели были просты, понятны и однозначно воспринимались тем же грузчиком или оператором крана. Грузчик со знанием и пониманием eEPC – дело, конечно, почетное, только, как правило, бессмысленное. Поэтому, как правило, с такой задачей можно справиться, используя подручные средства MS Office и помня три заветных слова: просто, понятно, доступно исполнителю.
ПЕРВЫЙ ПРИНЦИП. РАЗЛОЖИТЬ ВСЕ ПО УРОВНЯМРегламентировать процессы нужно в жестком соответствии с уровнями детализации. Для этого компании необходимо создать систему внутренних положений и инструкций. Обычно такая система состоит из нескольких видов документов (см. рисунок).
За уровень БПБУ должны отвечать (разрабатывать, осуществлять контроль и вовремя корректировать) линейные руководители. В этом случае они становятся менеджерами процессов базового уровня (управленцами нижнего звена, несущими ответственность за достижение того или иного результата(ов) БПБУ).
Основные требования к регламентам, рабочим инструкциям и т. д. – определить четкую последовательность действий конкретных исполнителей, установить способы взаимодействия сотрудников, а также фиксировать требования к основным и промежуточным результатам при выполнении конкретных БПБУ.
Причем важно понимать, до какого уровня регламентировать деятельность. На практике бытует два полярных мнения. Первое – описать все вплоть до операций – «шаг влево, шаг вправо – попытка к бегству, расстрел». И второе – задать принципы, а остальное – забота руководителя: как он решит, так и будет. На самом деле второй вариант имеет право на существование и очень эффективен в небольших компаниях с численностью персонала, не превышающей 50–300 человек, в зависимости от отрасли.
Но, когда компания уже достаточно большая и устойчивая, оперативность и гибкость уже имеют иной смысл, который называется «хаос». Проиллюстрировать это можно таким примером. В крупной российской компании ответственный за планирование производства сотрудник ежедневно в 11 вечера отдавал в цеха посменный план производства в надежде на то, что все будет произведено вовремя. В компании не хватало производственных мощностей, и она торговала практически с колес. На утро выяснялось, что произведено совершенно не то, что указано в плане, потому что какой-нибудь руководитель какого-нибудь отдела звонил в 12 ночи, удивлялся, почему так мало запланировано нужной только ему продукции и от сбалансированного плана не осталось и следа. В подобной ситуации без жесткого описания процесса до уровня конкретных исполнителей не обойтись. Ибо у каждого руководителя свои цели, часто они разнонаправлены, и даже если в отдельно взятом подразделении все хорошо, то в компании – бардак.
Но при составлении регламента нет никакого смысла спускаться до уровня операций. Хотя бы потому, что это долго и не всегда оправданно. Квалифицированный сотрудник должен обладать необходимой компетенцией: водитель – уметь водить, бухгалтер – знать план счетов и т. д. В противном случае не совсем понятно, как они оказались в компании. Лучше всего останавливаться в регламентах на уровне действий, которые звучат, например, так: «проверяет первичные документы на предмет того-то и того-то», «открывает в 1С 7.7. документ ТОРГ-12», «согласно первичным документам, заполняет все указанные в электронной форме поля», «проверяет получившуюся сумму документа на соответствие указанной в первичном документе» и т. д.
ВТОРОЙ ПРИНЦИП. СХЕМА ПРОЦЕССА – ОСНОВА РЕГЛАМЕНТАДля примера: что, с точки зрения компании, будет значимым результатом бизнес-процесса поставки сырья и вспомогательных материалов (СиВМ):
– сырье на складе;
– сырье на складе и первичные документы, переданные в бухгалтерию;
– сырье на складе и первичные документы, переданные в бухгалтерию, а также проведенная в бухгалтерском учете поставка.
Разумеется, последнее. Значит, в процессе поставки СиВМ будут задействованы не только кладовщики, грузчики, но и бухгалтеры. Все эти исполнители будут задействованы и отражены в одном бизнес-процессе, поэтому будут руководствоваться одним регламентом. И чтобы увидеть нюансы его взаимосвязей и не наделить лишней работой, желательно заранее полностью представлять, как все происходит. И для этого нужна модель (схема).
Без схемы бизнес-процесса, которая будет выступать в качестве приложения, создать хороший регламент невозможно. Схема решает основную проблему регламента – представление процесса как некоей последовательности процедур и действий по достижению того или иного значимого, с точки зрения компании, результата.
Для разработки внутренних инструкций и положений схема бизнес-процесса, с одной стороны, должна быть информативна, а с другой – просто и понятно отображать процесс (пример приведен на схеме).
КАКОВЫ ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОЛОЖЕНИЯМ О СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ?
Основные требования к положениям (о структуре управления, о направлении деятельности и т. п.) как документам, описывающим «верхние» уровни управления, следующие:
– задать общие принципы работы как в компании в целом, так и в том или ином направлении деятельности (как декомпозиция целей и задач);
– зафиксировать ответственность за достижение поставленных целей и задач по тому или иному направлению деятельности;
– дать ориентиры сотрудникам (в структуре управления компанией, в конкретном направлении деятельности, в системе регламентации деятельности);
– указать ссылки на более детальные документы (например, регламенты БПБУ).
Хороший регламент должен быть жестко структурированным. Причем структура документа должна быть однозначно связана со схемой бизнес-процесса. Регламент дополняет, «расшифровывает» схему, на основании которой он разрабатывается. Если это не так, вместо «жестких требований» на выходе будет «сочинение на вольную тему», как, например, в следующем фрагменте:
«…специалист отдела маркетинга оценивает прибыльность объекта. Если небольшой по стоимости объект находится в большой отдаленности от расположения производственных подразделений и требует значительных затрат на перебазировку, такой объект является неприбыльным. Если же удаленный объект является крупным по стоимости и предполагает длительные сроки строительства, такой объект является прибыльным. Прибыльными также являются объекты, находящиеся в непосредственной близости от производственных подразделений…»
В приведенной схеме есть очень жесткая структура – в ней пять основных полей. Четыре по вертикали:
– «Исполнители», в этом поле указывается должность или роль, которая выполняет ту или иную процедуру бизнес-процесса;
– «Процедуры», в этом поле указывается название процедуры и перечень действий исполнителей (если это необходимо);
– «Условия (исключения)», в этом поле указываются все возможные ветвления результатов процедуры исполнителя в зависимости от принимаемых им в рамках процедуры решений (обозначены на схеме ромбиком);
– «Результаты», в этом поле указываются все результаты, которые приходят к исполнителю (входы процедуры) либо которые производятся исполнителем в той или иной процедуре (выходы процедуры).
И одно поле по горизонтали – в нем один исполнитель («любой сотрудник ЦФО», финансовый директор, генеральный директор и т. д. ) отделяется от другого. Соответственно регламент бизнес-процесса должен иметь аналогичную структуру. В принципе все это можно представить в таблице, где по горизонтали поля указано: кто делает, что делает и т. д. а по вертикали перечень и описание процедур (см. таблицу).
К сожалению, работать в таблицах с большим количеством текста очень неудобно. Документ получается большим, текст в колонках длинный и сжатый, читать его будет неудобно. Плюс к этому у процедуры может быть не одно условие (исключение), а несколько. Для того чтобы сохранить все положительные свойства табличного представления и при этом нивелировать все его основные минусы, необходимо добавить недостающие поля, пронумеровать их и вспомнить из курса математики такое понятие, как транспонирование матрицы. В итоге получим следующую структуру текста:
Название процедуры N
– n.1. Кто выполняет процедуру.
– n.2. Что делает (какие действия совершает) при выполнении процедуры.
– n.3. Что является результатом процедуры.
– n.4. Требования к процедуре и результатам.
– n.5. Описания первого исключения или условия выполнения процедуры.
– n.6. Описания второго исключения или условия выполнения процедуры.
– n.m. Описания m-ого исключения или условия выполнения процедуры.
Большая часть работы сделана. Но у любого бизнес-процесса всегда есть начало (входы в БП) и результаты всего процесса в целом (выходы). Конечно, даже из предлагаемой структуры документа можно будет найти, что приходит в процесс, а что является выходом. Но если вспомнить о принципе удобства регламента, то более верным будет сделать под описание входов и выходов отдельный раздел. Кроме того, в регламенте нужно указать должности, ответственные за управление и за достижение результатов. Ну и наконец, «хороший» документ всегда имеет такие стандартные разделы, как: назначение, содержание, термины и сокращения и т. п. В результате окончательная структура регламента должна выглядеть приблизительно следующим образом:
1. Общие положения:
a. назначение документа;
b. область применения;
c. термины и сокращения;
2. Условия и ограничения:
a. предварительные условия;
b. требования к конечному результату;
c. ограничения.
3. Требования к процедурам:
a. наименование процедуры N;
b. …
4. Контроль и ответственность:
a. контроль над исполнением;
b. ответственность за соблюдение.
5. Приложения:
a. схема процесса;
b. формы документов;
c. справочные данные.
Теперь регламент точно будет устанавливать взаимодействие исполнителей (должностных лиц) при выполнении работ в рамках описываемого бизнес-процесса базового уровня. По-другому его теперь просто не напишешь, так как документ содержит жесткий перечень обязательных разделов (связанных со схемой БП).
Кто выполняет процедуру
Рабочий регламент – это документ, предназначенный для четкого описания функциональных обязанностей каждого сотрудника во избежание трудностей с пониманием ими своего предназначения и для предотвращения многократных инструктажей новых сотрудников. Данный документ должен содержать конкретное и понятное изложение, чтобы его можно было легко внедрить и использовать в реальном рабочем процессе. Необходимо избегать применения двусмысленных и неопределенных фраз в формулировках.
В этой статье вы прочитаете:
Под словом «регламентация» принято понимать описание выполняемых процессов на предприятии в локальных документах и актах. Подобных описаний может быть сколь угодно, невозможно ограничиться одним «регламентом» или «стандартом».
Регламент, прописанный в документе, является для предприятия основополагающим документом, на основании которого и строится рабочий процесс. Рабочий регламент является своеобразным метрономом, благодаря которому слаженно и четко музыканты исполняют мелодии, также и на предприятии слаженно трудится весь коллектив и каждый исполнитель в отдельности. Термин «слаженность» предполагает собой следующее:
- Каждый сотрудник нацелен достигнуть поставленных целей, которые в совокупности приводят к достижению общего результата;
- Все действия сотрудников синхронизированы;
- Процесс протекает неразрывно, даже если происходит смена управления или увольнение кого-то из сотрудников.
Коллектив начинает работать слаженно в результате создания единого круга понятий, принятых общих требований к входам и выходам налаженных подпроцессов, доступности информации о протекании процессов, временной или периодической синхронизации действий.
Рабочий регламент – это объединение правил о принятии решений исполнителями в разных ситуациях в один документ. Нужно отметить, что подобные документы верхнего уровня отображают общие принципы предприятия, цели и пограничные отметки принятия решений, а документы нижнего уровня содержат уже готовые варианты решений, которые можно достичь в результате совокупности действий. Все это позволяет найти оптимальную «интеллектуальную нагрузку», которая будет возложена на конечных исполнителей. Им уже не нужно будет тратить время на обдумывание простых действий, все свои усилия они смогут направить на решение более важных и узкоспециализированных задач.
Благодаря применению стандартизации заметно увеличивается средний уровень компетенции сотрудников, что приводит к общему повышению качества и снижению стоимости процессов. Стандартизация приводит к эффекту «бережливого производства».
С точки зрения закона, рабочий регламент упрощает внутренние взаимодействия между подразделениями или сотрудниками на предприятии, существенно облегчая задачу руководству и снижая бюрократический порог. На предприятии, где отсутствует применение рабочих регламентов, и есть только один вариант взаимодействия между подразделениями – через руководство, инициатор составляет служебное письмо руководителю, который, поставив свою подпись, отправляет другому руководителю. И так далее, пока письмо не достигнет непосредственно того, чьи сотрудники должны выполнить инициированную в письме работу. Этого можно избежать, если нормативный акт дает сотрудникам возможность напрямую взаимодействовать с различными подразделениями предприятия.
Следовательно, напрашиваются промежуточные выводы, что означает рабочий регламент на предприятии:
- Обязательные процессы, подлежащие регламентированию на основе действующего законодательства;
- Типовые процессы, требующие конкретного предписания действий;
- Процессы, требующие участия большого количества сотрудников или обработки солидного объема информации;
- Процессы, требующие больших финансовых вложений;
- Процессы повышенной важности для клиентов;
- Процессы, требующие предельной прозрачности.
Чаще всего руководство компаний предпочитает регламентировать процессы такие, как:
- Обслуживание клиентов и развитие с ними отношений;
- Снабжение предприятия всеми необходимыми ресурсами: финансовый менеджмент, управленческий учет, работа с подрядчиками и поставщиками, составление бюджета, кадровая политика, работа с оборудованием;
- Поддержание жизнедеятельности самого предприятия: внедрение систем безопасности, ведение документооборота, слаженность работы органов управления и контроля.
Рабочий регламент снимает с руководителя необходимость заниматься мелочным контролемДенис Рогалёв. генеральный директор завода «Техно», Рязань
В начале моего руководства на предприятии в 2010 году мы выпускали порядка 100 тыс. тонн готовой продукции в год, что было существенно ниже заявленной по паспорту производительности завода (она равняется 180 тыс. тонн в год). Нам предстояло повысить планку и увеличить мощность завода. Для этого мы разработали новые описания процессов, с помощью которых добились выявленияруководителями проблемных зон на местах и незамедлительного их устранения путем создания регламента организации рабочих мест.
Практически полгода нам потребовалось для доработки регламентирующих документов. Все это время мы работали в режиме повышенного дискомфорта. Но через 6 месяцев разработки решений, назначения ответственных людей, определения четких сроков исполнения мы пришли к главному выводу и создали стандарты работы, при которых руководителю не нужно было контролировать каждый шаг подчиненных ему людей. Это поспособствовало учету рабочего времении контрою над выполнением работы.
Каждое новое описание процессов мне приходилось создавать с нуля, хотя должного опыта на тот момент у меня не было. Мы начали с описания стандартных операционных процедур, внедряя бережливое производство, и через некоторое время большинство процессов пришли в норму. С опытом создание регламентов происходит по четкому алгоритму действий, и только за последний год работы на нашем заводе запустили 15 новых стандартов.
Регламент рабочего времени: разнообразие видов1. Регламент, который регулирует всю деятельность предприятия, как единого юридического лица (устав, миссия, договор учредителей, правила внутреннего распорядка и др.);
2. Регламент, направленный на регулировку работы персонала (положение о подразделениях, модели рабочих мест, должностные инструкции, контракты и др.);
3. Регламент, обеспечивающий информационную поддержку (делопроизводство, документы, классификаторы, типовые банки данных и др.);
4. Регламент, с помощью которого регулируется порядок работы с техникой на рабочих местах (размещение, паспорт, инструкции по эксплуатации и др.);
5. Регламент, позволяющий визуализировать процесс управления (матрица функций, графических процессов, технологические карты и др.).
Нужен ли рабочий регламент в офисеМножество отвлекающих действий от основного рабочего процесса все чаще подталкивает руководителей к составлению жесткого регламента рабочего дня. Что нужно учесть при этом?
Трудовой кодекс РФ информирует нас о том, что каждый работник имеет право на перерыв в течение рабочего дня продолжительностью не менее 30 минут, но не дольше двух часов. Это время не считается рабочим, и его продолжительность регламентируется исключительно работодателем.
Как правило, на продолжительность обеда многие организации отводят 1 час времени, и так как он не оплачивается, то работник может расходовать его по своему усмотрению. Получается так, что с основным временем перерыва, который обычно начинается через 4 часа с момента начала работы, все боле менее понятно, а с периодическими отлучениями сотрудников на «перекуры» и прочие «пятиминутки» дело обстоит серьезнее и требует более тщательного разбирательства.
Работа в офисе на 90% связана с занятостью у компьютеров. Законом рекомендовано: чтобы предупредить утомляемость сотрудников, находящихся за персональными компьютерами, требуется чередовать их деятельность, меняя работу за ПК на занятость без него.
В случае, если формат деятельности предприятия требует постоянного взаимодействия с ПК, то необходимо организовывать перерывы на 10-15 минут каждый час. Это поможет снизить нервно-эмоциональное напряжение, расслабит зрительные мышцы и окажет сопротивление с гиподинамией. Даже прогулка по офису, непродолжительный релакс в комнате отдыха для сотрудников, стакан воды или чашка чая помогут разгрузить трудовой день.
Любой руководитель мечтает, чтобы все его подчиненные трудились во благо компании с одинаковым энтузиазмом, а отдыхали только для того, чтобы восстановить силы для дальнейшей работы. Но, к счастью для сотрудников, между мечтами руководителей и реальными условиями нет знака равенства.
Так сложилось, что в любом коллективе сотрудники делятся на 2 категории: трудоголики и лентяи. Первые - явные труженики и передовики производства, с ответственностью и радостью берут на себя инициативу, выполнив свою часть работы переключаются на помощь неуспевающим коллегам, решают задачи предприятия помимо тех, что предписаны им рабочим регламентом. Вторые - делают столько, сколько предусматривает регламент, но чаще – меньше. Выполнив работу в пределах своих обязанностей, проводят время в социальных сетях, безмерно пьют чай и общаются между собой.
Ограничить время перерывов для сотрудников, которые работают в офисах за компьютерами можно от 59 до 90 минут, если рабочий день составляет 8 часов. В основном информация о перерывах указана в нормативных актах предприятий в виде трудового распорядка или приказа директора. Каждый новый сотрудник оповещается о регламенте учета рабочего времени под подпись. Если нормы и правила меняются, то коллектив должен быть официально об этом уведомлен. В случае единовременного невыполнения рабочего регламента сотрудник должен понести дисциплинарное взыскание. При постоянном нарушении должно последовать увольнение.
Регламент рабочего времени должен предусмотреть письменное обозначение времени перерывов. Желательно строго указать продолжительность и периоды перерывов в течение рабочего дня. Для того, чтобы проконтролировать время отсутствия сотрудников на рабочем месте, существует специальные программы учета рабочего времени. Это могут быть приложения, установленные на ПК сотрудника, либо профессиональное ПО в виде корпоративных инфосистем. Элементарным способом всегда был и остается стикер, на котором указано время перерыва.
Для курящих сотрудников разработать регламент еще сложнее. Перед работодателем стоит дилемма: стоит ли считать время на «перекуры» в общее время перерывов? И каким образом можно противостоять частым отлучкам с рабочего места заядлых курильщиков?
Для борьбы с этим явлением существует множество практик. Приведем примеры некоторых из них:
- Введение запрета на курение на территории предприятия. Применение не всегда эффективно в связи с риском опозданий из-за «побегов за угол».
- Повышение заработной платы сотрудникам без вредных привычек. Это прекрасный мотиватор. К тому же понижение зарплаты курильщикам будет являться нарушением прав гражданина.
- Увеличение рабочего дня курильщиков на время длительности перекуров. Этот вариант вполне жизнеспособен. Остается только наладить программу учета времени.
Рабочий регламент: плюсы и минусы от внедрения+ Письменное документирование любых повторяющихся действий сотрудников, сроков выполнения различных задач;
+ Снижается нагрузка руководителей относительно вопросов разъяснения обязанностей персоналу. Такие регламенты будут особенно эффективны на тех предприятиях, где происходит частая смена сотрудников на одних и тех же должностях, посменная работа;
+ Благодаря грамотно составленному описанию рабочего процесса можно минимизировать разногласия между сотрудниками, искоренить вмешательство руководства в рабочий процесс до утверждения регламента. Этот процесс работает так: допустим, есть регламент, который утвержден генеральным директоров, не вызывающий вопросов. Но, если вопросы появляются и имеют под собой весомую подоплеку, то меняем рабочий регламент. Таким образом, деятельность организации становится прогнозируемой;
+ При составлении регламента на предприятии можно пошагово проанализировать существующие бизнес-процессы и предотвратить дублирующие действия, лишние детали, тем самым избавить сотрудников предприятия от надобности делать «пустую» работу, просто потому что так «было заведено». Ведь всем известно, что впустую потраченное работником время – это отсутствие прибыли или пустая трата денег организации;
+ Регламент – это детально разработанный процесс или комплекс принятых мер, разложенных по полочкам, учитывающий все нюансы. Процедуру его внедрения можно провести один раз, а в последствии вносить поправки и дополнения, если это будет необходимо;
+ Достаточно внедрить систему регламентов в основных процессах на предприятии, чтобы легко определить структуру деятельности и упростить непосредственно процесс управления и контроля результатов;
- Применение регламентов осложнено во время кризиса, когда предприятие переживает не лучшие свои моменты;
- Нужно понимать, что введение жестких регламентов, как и любых установленных рамок и нормативов, часто подавляют проявление творческой нотки и инициативы в некоторых процессах (например, в продажах). Причина легко объяснима. Когда сотруднику по пунктам расписаны его действия, то ему необязательно выдумывать что-то новое и свое. Но, однако, сам по себе ни один регламент не ответит на все вопросы. С его помощью сотрудник сможет лишь научиться ориентироваться в часто повторяющейся ситуации;
- Рабочий регламент, составленный некачественно, может навредить существующим бизнес-процессам на предприятии и даже увеличить затраты. Многие руководители зациклены на централизации всех и вся на предприятии.Так, например, в одном из столичных предприятий ввели регламент, предписывающий проведение всего документооборота через их центральный офис. Это было направлено на упорядочение процессов оформления документов и сокращение ставок специалистов на местах, то есть изначально было запланировано снизить затраты. Но на практике вышло наоборот: дочерние офисы в регионах отправляли всю документацию в головной офис для акцепта, что чрезвычайно замедляло их работу. В центральном же офисе сложилась ситуация повышенной нагрузки, что привело к необходимости увеличения штата и другим лишним расходам. Таким образом, не была достигнута поставленная цель, результат оказался прямо противоположным.
Прежде чем разрабатывать рабочий регламент на производстве нужно навести порядокДмитрий Ким, генеральный директор компании «Апатит-Электромашсервис», Апатиты (Мурманская область); кандидат социологических наук
Относительно недавно, в июне 2012 года, наша компания вступила на путь перемен. В первую очередь изменению подлежала организационная структура компании. Мы сформулировали цели в формате Smart, разработали внутрикорпоративные ценности, выбрали направление на образование команды, открыли собственный университет, наладили коммуникации внутри нашей организации. В данный момент мы разрабатываем новую систему мотивации и оплаты труда и столкнулись с тем, что уровень задач не соответствует административным регламентам. Мы уже сейчас видим плюсы и минусы, понимаем, каким образом лучше будет изменить существующую систему документооборота.
Пожалуй, как на любом предприятии, у нас существуют свои стандарты. Детально с ними ознакомившись, мы поняли, что все они одного типа и не отражают сути управления процессами. Выделили два типа регламентов для управленческой деятельности:
- Регламенты структуры управления. Это стандартные документы, которые помогают упорядочить взаимодействия между управленцами при выполнении поставленных им задач. Данный вид предусматривается законодательством и включает в себя все необходимые предприятию документы: положения, штатное расписание, должностные инструкции, инструкции по ТБ и прочее. На нашем предприятии невозможно было даже запомнить перечень всех этих бумаг, что уж говорить об их исполнении!
- Регламенты процессов управления. Данные документы определяют процедуры выполнения разного рода операций.Их появление зачастую обусловлено возникновением проблемы на предприятии или слишком дорогим способом ее решения. Они появляются редко, хотя и ощутимо приносят результат и упрощают работу.
Структура и реквизиты рабочего регламентаКак правило, регламент состоит из следующих основных разделов:
