Категория: Бланки/Образцы
Штатное расписание – важный документ в любой компании. В нем указываются подразделения организации, наименование должностей, с указанием необходимой квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Чтобы штатное расписание имело юридическую силу необходимо принять приказ о штатном расписании. О нюансах, касающихся утверждения штатного расписания, речь пойдет в настоящей статье.
Штатное расписание в только что зарегистрированной компанииПри создании новой организации встает вопрос, когда возникает обязанность утвердить штатное расписание? Что сделать нужно сначала: утвердить штатное расписание или оформить трудовые отношения с директором? Законодательством не устанавливается конкретный срок утверждения штатного расписания в только что созданной организации. Однако необходимо учитывать правила, установленные статьей 57 ТК РФ, а именно: при заключении трудового договора необходимо указать должность, специальность, профессию в соответствии со штатным расписанием. В связи с этим при принятии сотрудников в только что созданную компанию целесообразно уже иметь приказ об утверждении штатного расписания. Учредитель компании не вправе издавать приказ о штатном расписании. Поэтому рекомендуем сначала оформить трудовые отношения с гендиром, а потом глава организации должен утвердить штатное расписание в любое удобное время.
А можно обойтись без приказа о штатном расписании?Законодательство не закрепляет императивное требование о том, что в каждой организации должно присутствовать штатное расписание. В трудовом законодательстве говорится о трудовой функции. Если в организации нет штатного расписания в трудовых договорах помимо должности и размера денежного вознаграждения должна быть прописана трудовая функция. Так, например, при наличии приказа о штатном расписании в договоре с юристом будет написана только должность - юрист первой категории. А если штатное расписание отсутствует необходимо прописать все функции юриста в договоре: написание заявлений, анализ законодательства, подготовка жалоб, разработка внутренних документов, юридическая помощь сотрудникам, отправка документов, представительство в суде и т.д.
Плюсы штатного расписания в организацииВ соответствии с нормами закона организация может существовать и без приказа об утверждении штатного расписания. Однако лучше иметь в организации такой документ, поскольку:
По общему правилу утверждает штатное расписание - глава организации, т.е. генеральный директор организации. Однако не всегда получается, чтобы все штатное расписание было подписано первым лицом фирмы. В таком случае генеральный директор выдает доверенность иному лицу, которое полномочно подписывать приказ об утверждении штатного расписания. Особенно распространена практика делегирования полномочий по утверждению штатного расписания в крупных организациях. Генеральный директор целого холдинга не может подписывать штатное расписание во всех подразделениях. Как правило, в таких организациях существует приказ на утверждение штатного расписания образец единый для всех филиалов и структур организации. А подписывают приказ об утверждении штатного расписания уполномоченные директором организации лица.
Приказ на утверждение штатного расписания образецНе существует унифицированного образца такого приказа. В настоящей статье приводим приказ на утверждение штатного расписания, образец которого подойдет многим организациям.
Как внести изменения в штатное расписание?Часто в организации происходят изменения в количестве требуемых сотрудниках, необходимых должностях. Это может быть связано с расширением организации, экономической ситуацией или изменением направления деятельности компании. В таком случае есть необходимость в новом штатном расписании. Изменение в штате компании можно оформить двумя способами:
Таким образом, штатное расписание – важный документ в организации, позволяющий осуществлять грамотную кадровую политику. Приказ о штатном расписании подписывается, как правило, директором организации. Приказ утверждение штатного расписания образец унифицированный отсутствует. В связи с этим происходит утверждение штатного расписания образцом той формы, которая разработана и принята в данной организации.
Образец приказа о штатном расписании (скачать )
Образец приказа о внесении изменений в уже существующее штатное расписание (скачать )
При разработке штатного расписания используются следующие документы:
1) структура и штатная численность организации (ее подразделений);
2) перечень наименований и кодов структурных подразделений организации;
3) нормативы штатной численности;
4) квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
5) единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (соответствующий выпуск);
6) общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов;
7) коллективный договор, положение об оплате труда или иные локальные нормативные акты, устанавливающие систему оплаты труда;
8) иные нормативные акты и нормативно-технические документы.
Следует помнить, что при составлении штатного расписания не допускаются подчистки и исправления. Заполнение всех граф штатного расписания (кроме графы «Примечание») является обязательным.
^ 1.2. Переписка по утверждению штатного расписания.
Приказ об утверждении штатного расписания
Проект штатного расписания. Проект штатного расписания подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, а также иными лицами, относящимися к высшему звену управления организацией.
3 года ЭПК (после утверждения)
Для этого копии направляются в подразделения, а также заинтересованным лицам. При подготовке проекта штатного расписания не обязательно использовать унифицированную форму № Т-3. Более того, если речь идет действительно о согласовании, а не о формальной простановке резолюций «не возражаю», «согласен», то лучше всего подготовить такую форму документа, которая позволит внести записи с предложениями, замечаниями и т.д.
Визы согласования проставляются на последнем листе. Если у визирующих нет замечаний, штатное расписание представляется на утверждение. Если же по отдельным положениям есть поправки, то после основных реквизитов визы (должности визирующего, его подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты, указывается:
В этом случае замечания к проекту (включая особые мнения и дополнения) оформляются отдельным листом.
Они также могут излагаться на оборотной стороне последнего листа проекта.
Замечания руководителей структурных подразделений при согласии с ними должностного лица, ответственного за разработку штатного расписания, учитываются путем внесения их в проект. Замечания, с которыми это должностное лицо не согласно, или не согласны иные лица, визирующие документ, рассматривает руководитель организации или уполномоченное им лицо при утверждении штатного расписания.
Если в процессе визирования в проект вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Если же в проект включены уточнения, не меняющие его сути, то повторного визирования при доработке не требуется.
Приказ о подготовке штатного расписания. Как уже отмечалось, составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду, который обычно входит в штат отдела организации и оплаты труда. При отсутствии в штате организации такой должности, обязанности по подготовке штатного расписания, как правило, возлагаются на сотрудников отдела кадров.
Издание приказа о подготовке штатного расписания необходимо в тех случаях, когда порядок разработки этого локального нормативного акта в организации не регламентирован.
О подготовке штатного расписания
Руководствуясь пунктом 9.11 Устава общества,
1. Утвердить на 2005 год фонд оплаты труда по подразделениям общества (прилагается).
2. Руководителям структурных подразделений в срок до 29.11.2004 подготовить и представить в отдел кадров предложения по окладам и тарифным ставкам, количеству штатных единиц по соответствующим подразделениям на 2005 год.
3. Отделу кадров и отделу организации и оплаты труда на основании полученных от руководителей структурных подразделений предложений подготовить проект штатного расписания на 2005 год, обеспечить его согласование с главным бухгалтером и представить на утверждение в срок до 13.12.2004.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Приказ об утверждении штатного расписания. Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. В констатирующей части приказа (распоряжения) указываются основания утверждения нового штатного расписания.
ООО «Подмосковные вечера»
Об утверждении штатного расписания на 2005 год
Руководствуясь пунктом 9.11 Устава общества
1. Утвердить штатное расписание общества на 2005 год согласно приложению.
2. Установить, что штатное расписание на 2005 год вступает в силу с 01.01.2005.
3. С момента вступления в силу нового штатного расписания считать утратившим силу штатное расписание на 2004 год.
4. Отделу кадров, отделу организации и оплаты труда, бухгалтерии привести локальные нормативные акты общества и кадровые документы в соответствие новому штатному расписанию в срок до 31.12.2004.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Переписка по штатному расписанию. В процессе подготовки проекта и утверждения штатного расписания образуется огромное количество документов:
^ Переписка по штатному расписанию
Зависит от вида документа
3 года ЭПК (после утверждения)
Все они должны храниться вместе с проектами. Кроме того, если уставом (положением) организации предусмотрено представление проекта штатного расписания на согласование учредителям организации, то переписка с ними (за исключением протоколов собраний учредителей) подлежит особому хранению.
^ 1.3. Приказ о внесении изменений в штатное расписание
Основанием для внесения изменений в штатное расписание является соответствующий приказ руководителя организации.
^ Приказ об изменении штатного расписания
3 года ЭПК (после утверждения)
Срок хранения по месту разработки и утверждения ШР
Срок хранения в других организациях
В классификаторах Российской Федерации приказ об изменении штатного расписания не выделен как отдельный документ — он входит в группу приказов по основной деятельности.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Заголовок приказа может быть следующим:
— «О внесении изменений в штатное расписание»;
— «Об изменении штатного расписания»;
— «О частичном изменении штатного расписания»;
В констатирующей части указываются основания внесения изменений в штатное расписание. Таковыми обычно являются:
— совершенствование структуры организации;
— оптимизация численности работников организации;
— расширение или сокращение производства;
— изменение законодательства; пр.
Поскольку уменьшение численности работников (штатных единиц) и количества структурных подразделений представляют собой сокращение численности или штата работников организации, и, следовательно, должно оформляться по особым правилам, установленным законодательством, в этом параграфе рассмотрим технику подготовки приказа о внесении изменений в штатное расписание, связанных с увеличением штата или численности работников организации.
К оформлению распорядительной части приказа о внесении изменений в штатное расписание существует несколько подходов. Самый распространенный — это фиксация изменений в самом приказе (вариант 1).
Об изменении штатного расписания
В связи с увеличением численности рабочих и нагрузки на административно-управленческий персонал
1. Внести в штатное расписание общества на 2005 год следующие изменения:
1.1. Увеличить численность отдела кадров:
а) за счет введения:
должности инженера по кадрам (1 штатная единица) с окладом 7000 рублей;
должности специалиста по кадрам (1 штатная единица) с окладом 6500 рублей;
б) за счет увеличения количества инспекторов по кадрам на 2 штатные единицы с окладом согласно штатному расписанию на 2005 год.
1.2. Увеличить численность отдела организации и оплаты труда за счет увеличения количества экономистов по труду на 2 штатные единицы с окладом согласно штатному расписанию на 2005 год.
1.3. Ввести должность заместителя директора по персоналу (1 штатную единицу) с окладом 15000 рублей.
2. Изменения в штатное расписание вступают в силу с 01.04.2005.
3. Финансовому отделу (Морозову) внести в смету расходов на содержание административно-управленческого аппарата соответствующие изменения.
4. Отделу кадров (Игнатьеву):
4.1. Подготовить предложения о переводе работников организации, включенных в кадровый резерв, на указанные должности.
4.2. Обеспечить замещение вакантных должностей за счет внешних и внутренних источников.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
^ 1.4. Переписка об изменении штатного расписания
Выпуску руководителем организации приказа о внесении изменений в штатное расписание предшествует работа по подготовке проекта таких изменений. В том случае, если инициатива исходит не от топ-менеджеров, а от руководителей подразделений и специалистов, ведется служебная переписка.
Одним из документов, входящих в состав переписки по изменению штатного расписания, является служебная записка .
^ Переписка об изменении штатного расписания
Срок хранения по месту разработки и утверждения ШР
3 года ЭПК (после утверждения)
Срок хранения в других организациях
Она является своего рода «внутренним письмом» и может направляться любым должностным лицом любому адресату внутри организации.
К подготовке данного документа существует несколько подходов. Так, понятие «служебная записка» употребляется и как наименование документа, и как понятие, обозначающее группу документов (докладной, аналитической, объяснительной, обзорной, информационной и других записок). Лучше всего записке присваивать наименование «служебная». Это позволяет раскрывать вопросы различного характера — от доклада и объяснений, до анализа и информирования. Что же касается докладной и объяснительной записок, следует отметить их особый характер. Докладная, как правило, адресуется руководителю организации или вышестоящему должностному лицу и содержит изложение каких-либо фактов, их анализ, выводы, предложения, либо отчеты о порученной и проделанной работе. Объяснительная записка — документ, в котором его составитель объясняет что-либо (например, почему в штатном расписании допущены ошибки).
Однако как называть документ при переписке по вопросам изменения штатного расписания, решает его разработчик согласно документационной политике организации.
Приведем пример служебной записки, входящей в состав переписки об изменении штатного расписания. Так, начальник юридического отдела направляет вышестоящему должностному лицу, ответственному за разработку штатного расписания (например, заместителю генерального директора), записку о том, что штатное расписание и должностные инструкции необходимо откорректировать в связи с изменением трудового законодательства.
Заместителю генерального директора
А. М. Александрову
О приведении в соответствие законодательству штатного расписания и должностных инструкций
В связи с изменением трудового законодательства, а именно с введением в действие выпуска 55 Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) и внесения изменений в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, следует привести в соответствие законодательству некоторые документы организации.
1. В штатном расписании заменить: наименование должности «налоговый консультант» на «консультант по налогам и сборам»; наименование профессии «верстальщик» на «оператор электронного набора и верстки».
2. Пересмотреть должностные инструкции и производственные инструкции по указанным должностям и профессиям и утвердить новые.
3. Внести изменения и дополнения, обусловленные указанными изменениями трудового законодательства, в иные организационно-распорядительные документы и документы по персоналу организации.
Для правового обеспечения организационно-штатных мероприятий прилагаю источники, содержащие нормативные правовые акты Минтруда России:
1) квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (издание официальное) / Минтруд России. — М. Экономические новости, 2004;
2) бюллетень Министерства труда и социального развития РФ, № 3, 2002 (постановление Минтруда России от 30.01.2002 № 4 «Об утверждении Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, выпуск 55, разделы: «Общие профессии полиграфического производства», «Формные процессы полиграфического производства», «Печатные процессы», «Брошюровочно-переплетные и отделочные процессы», «Шрифтовое производство»).
Начальник юридического отдела
