, ,

: /

- -

- - - —

- — . .

.

:

:

  • , ( ), ( );
  • ( [ ] ), (, );
  • () , ( ).

- , .

-

:

  • ( );
  • ( , , .);
  • , ;
  • (, .);
  • () , ;
  • , ( , , .);
  • ( , .).

, . , , ( ).

- .

, -

- — , . , , :

  • , ;
  • ( );
  • , , — , ;
  • (, , ) (, .);
  • , , , .

- . ( , . .).

:

  • -

    , , . , . . . 87 .

    , . (), - . n 30 . , . - . , .

    . . . .

    -

    , , . . - . - . - , , , . 5 4 6 . .

    -

    -

    , - . - , , . . - . , .-.- . - (.

    , - , . , . , . , , .

    -

    -. 2 , , 2- . - - -. , , , .

    -

    . - - . - . , , . , .

    Образец акта приема-передачи документов - простой, другому лицу, при смене директо

    Как выглядит образец акта приема-передачи документов

    Ведение делопроизводства не обходится без передачи документов. Причины могут быть разными, но документирование процесса обязательно. Что собой представляет образец акта при приеме-передаче документации?

    аспоряжение любыми документами предполагает наличие определенной ответственности. И при смене ответственного за сохранность документации лица требуется документальное оформление. Как выглядит образец акта приема-передачи документов?

    Любой документооборот требует контроля. Для этого определенный вид документов передается конкретному сотруднику. Он отвечает за их сохранность, правильное применение и конфиденциальность.

    При любой иной практической необходимости надлежит сдать или передать иному ответственному лицу подконтрольные документы.

    Порядок передачи важных документов может быть закреплен в учетной политике организации. При этом утвержденной является и форма акта, применяемого при приеме-передаче документации.

    В некоторых случаях передача документов регламентирована нормативными положениями. В иных ситуациях организация выбирает наиболее подходящий способ.

    Форма акта произвольна, но надобно соблюсти все существенные требования. Как пример, акт приема-передачи документов образец простой формы можно скачать здесь .

    Что это такое

    Актом о приеме-передаче документации именуется документ, отображающий передачу одного или группы документов от одного ответственного лица к иному.

    Смена любого работника, в чьем ведении находятся какие-либо документы, сопровождается передачей необходимой документации.

    Если процесс никак не фиксировать, то велик риск потери важной информации. К тому же при утрате или повреждении документа вряд ли удастся установить виновное в этом лицо.

    Именно акт приемки-передачи документов фиксирует передачу документации и ее инвентаризацию. Подписанный акт закрепляет тот факт, что одна сторона документы сдала, а другая приняла.

    Наличие подписей в акте свидетельствует об отсутствии претензий по поводу ненадлежащей сохранности, отсутствия документов или еще каких-то причин. Оформленный правильно акт имеет юридическую силу.

    В случае спорных ситуаций и судебных разбирательств акт становится весомым доказательством. Каждая организация может составлять данный акт по самостоятельно разработанному и утвержденному образцу.

    Но важно присутствие в документе следующих аспектов:

    • наименование, дата составления и место оформления акта;
    • наименование организации, в какой происходит передача;
    • паспортные данные и Ф.И.О. лица, передающего документы;
    • паспортные данные и Ф.И.О. лица, принимающего документы;
    • перечень передаваемых документов с указание подробных характеристик (данную часть желательно оформлять таблицей при большом количестве документов);
    • подписи сторон и печать организации.
    Какова роль документа

    Актом приема-передачи документации подтверждается факт получения конкретных бумаг новым ответственным лицом. При этом четко определяются лица, ответственные за сохранность документов, как в прошлом, так и в будущем.

    Передаваться могут не только документы, но и дела или иные ценные бумаги. Так кассир обязан по акту передать имеющуюся в кассе наличность и платежные документы .

    То есть основополагающее предназначение данного акта засвидетельствование перемещения документов от одного лица к другому. При отсутствии акта о приеме-передаче документов впоследствии очень сложно доказать, что передача произошла.

    Учитывая то, что ценность некоторых документов может быть весьма значительна, процедуре составления акта стоит уделить максимум внимания.

    В рамках любого судебного разбирательства приоритет отдается именно письменным доказательствам. Стоит отметить, что иногда от имени юридических лиц могут действовать уполномоченные представители.

    Если процесс передачи осуществляется меж представителями разных юрлиц до начала процесса надобно проверить действительность полномочий каждой из сторон.

    Доверенности или иные дающие право подписи бумаги прикладываются непосредственно к составленному акту.

    Важно чтобы отображенные в акте документе были идентифицированы максимально подробно. Указанных отличительных признаков должно быть достаточно для отличия перечисленных документов от аналогичных.

    Действующие нормативы

    Законодательно определен лишь порядок передачи документов на архивное хранение. Во всех остальных случаях организация самостоятельно определяет порядок передачи документации.

    Таковой может быть зафиксирован в составе учетной политике либо утвержден отдельным приказом руководителя. Не предусмотрел законодатель и стандартной формы акта приема-передачи документов.

    В этом случае нужно руководствоваться такими моментами как:

    • максимально точная идентификация документов;
    • наличие идентифицирующих данных самого акта;
    • наличие должных полномочий у ответственных лиц.

    Оформляя акт приема-передачи, надлежит соблюсти правила составления юридических документов:

    • указание даты и места составления документа;
    • наличие всех необходимых подписей и печатей;
    • отсутствие двоякого толкования.

    Только правильно составленный акт приема-передачи документов будет иметь надлежащую юридическую силу.

    Причиной передачи документации становится перевод. увольнение, назначение работника либо другая практическая надобность. Комиссия должна состоять из не менее, чем трех человек.

    Присутствие принимающего документы лица и передающего обязательно. Перечень документов удобнее оформить как таблицу. Заполняется таковая в свободной форме, но из ее содержания должен быть максимально ясен состав документов.

    Процедура приемки-передачи документации включает в себя:

    Проверку наличия (отсутствия)

    По договору цессии

    Если организация уступает требование к должнику другому кредитору, то она обязана передать ему все документы, подтверждающие право требования (п.2 ст.385 ГК Ф ).

    Так если уступается требование к покупателю, на оплату им полученного товара, то минимум передаваемых документов состоит из договора поставки и товарной накладной .

    Составлением акта приема-передачи документов занимается бухгалтер действующего кредитора. Оформление происходит по стандартной схеме, но есть некоторые нюансы самой процедуры.

    Спорным моментом выступает вопрос, оригиналы или копии документов надлежит передавать новому кредитору.

    Если речь идет об уступке части требований и в договоре цессии указана передача копий, то оригиналы остаются у действующего кредитора, а передаются заверенные копии.

    Если договор прямо не указывает на передачу копий, то согласно п.2 ст. 385 ГК передаются оригиналы.

    Если уступаемые по договору цессии документы необходимы в оригиналах обоим кредиторам, то можно согласовать условие о предоставлении оригинальных документов одной из сторон другой при необходимости.

    На хранение в архив

    При передаче архивных документов на хранение требуется подготовка к процессу. В первую очередь документы сортируются по срокам хранения.

    При этом отбираются документы, срок хранения каких истек. Для документов временного сохранения составляется акт уничтожения документов.

    Следующим этапом становится отсортировка документов, подлежащих сдаче в архив. В соответствии с действующими правилами документы передаются в архив не позднее трех лет с момента завершения их применения в делопроизводстве.

    Не следует сдавать более «свежие» документы, поскольку они могут пригодиться. Все отобранные для сдачи в архив документы проверяются на ценность и правильность оформления, затем составляется сдаточная опись .

    Сотрудник архива принимает документы по сдаточной описи. При этом составляется акт приема-передачи документов.

    Если отдельные документы, указанные в описи отсутствуют, в акте указывается этот момент с указанием причины. Один экземпляр акта остается у организации, другой сдается в архив вместе с документами.

    Для правильного осуществления процедуры приема-передачи документов, в первую очередь, надлежит убедиться в наличии или отсутствии конкретных документов. Также важно определить, какие именно документы должны присутствовать.

    Обыкновенно, прописывается это в номенклатуре дел либо в положениях учетной политики организации. В процессе передачи документации важно учитывать особенности относительно отдельных видов документов.

    Проектная

    Составление приемопередаточного акта касательно проектной документации требует соблюдения стандартных правил. То есть указываются реквизиты сторон, перечень документов и их характеристики.

    Но кроме того существует и ряд реквизитов, обязательных при сдаче проектных бумаг. В частности, акт передачи проектной документации составляется в комплексе с актом сдачи-приема работ .

    При этом указываются:

    • данные заказчика и подрядчика с указанием их реквизитов;
    • наименование проектной документации и этапа работ;
    • должности и Ф.И.О. передающих/принимающих лиц;
    • краткое описание исполненных работ;
    • стоимость работ;
    • факт сдачи-приема работ;
    • подписи сторон.

    Важно чтобы при передаче оригиналов были сделаны копии документов. Это позволит исключить проверки, связанные с порчей или утратой оригинальной документации.

    Учредительская

    Передача учредительных документов должна проводиться с особой тщательностью, отдельного внимания заслуживает передача гербовой печати.

    Основной целью акта приема-передачи учредительской документации становится разграничение ответственности нового и прежнего директоров.

    Акт должен констатировать наличие и перечень передаваемых документов, а также отображать текущее состояние дел организации.

    При конфликтной смене директора, когда новый руководитель или участники общества не желают принимать учредительные документы, прежний директор может сдать документацию на архивное или нотариальное хранение.

    Как составить образец акта приема-передачи квартиры, читайте здесь .

    Образец акта приема-передачи денежных средств в кассе, смотрите здесь .

    Составление акта приема-передачи документов в интересах, прежде всего, сменяющегося руководителя. Так он предотвращает возникновение возможных претензий к нему в будущем.

    Строгой отчетности

    Бланки строгой отчетности изготавливаются, как правило, одной организацией (типографией), а используются другой. Поэтому акт приема-передачи БСО составляется при передаче бланков из типографии заказчику.

    При этом может составляться акт в произвольной форме. Но чаще всего применяется форма акта, утвержденная в протоколе ГМЭК № 4/63-2001 .

    Акт передачи БСО типографией заказчику включает в себя следующие данные:

    • данные о принимающей бланки комиссии;
    • результаты проверки партии БСО;
    • количество бланков – по накладной и по факту, с указанием серии;
    • информация об излишке, браке, недостаче;
    • стоимость полученных бланков;
    • факт приходования БСО в книге учета и передачи их в бухгалтерию;
    • подписи членов комиссии и бухгалтера.

    Принятые бланки строгой отчетности после оприходования выдаются сотрудникам, которым БСО требуются в процессе деятельности.

    При этом процесс передачи сопровождается оформлением: