образец служебной справки предприятия

Комплексный анализ документационного обеспечения управления предприятием - Курсовая работа, страница 1

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Документ – бесценное средство связи и конечный результат солидных капиталовложений. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени.

На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». Руководство предприятий персональную ответственность за состав, хранение и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском писком потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Цель данной курсовой работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота.

Все документы, приведенные в приложении оформлены на основе нового стандарта по ГОСТ P 6. 30 - 2003

I. Оформление служебных документов в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003

1.1. Требования к оформлению реквизитов служебных документов

Служебные документы – весьма своеобразное явление письменной речи. Есть целый ряд характеристик, по которым они выделяются в языке – это синтаксические, лексические и др. особенности. Но особенно интересной для рассмотрения является, на мой взгляд, композиция служебных документов, потому что это самый упорядоченный и самый стандартизированный, строгий жанр.

Главной особенностью композиции служебных документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование ПЭВМ в составлении служебных документов.

В унифицированную систему организационно-распорядительной документации входит комплект государственных стандартов, устанавливающих общие требования к содержанию и формам документов, применяемых на всех уровнях управления. Имеются в виду формы акта, делового письма, докладной записки, заявления, инструкции, кадровой анкеты, объяснительной записки, положения, постановления, приказа, протокола, распоряжения, решения, устава и др.

Форма служебного документа – это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи.

К элементам оформления документа относятся: наименования, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д.

Элементы содержания – это структурные части основного текста – обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы и т.д.

Форма документа определяется его назначением, типом, конкретным содержанием. Служебный документ имеет, как правило, стандартную форму и составляется в строгом соответствии с типовым формуляром, принятым для документов данной разновидности.

Элементы, из которых состоит любой документ, называются реквизитами. Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу 63.2003. Данным ГОСТом установлено максимальное количество реквизитов для документа – 31. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Реквизиты документов (согласно ГОСТу 63.2003) 1 – государственный герб; 2 – эмблема организации; 3 – изображение наград; 4 – код организации по классификатору предприятий и организаций; 5 – код документа по классификатору управленческой документации; 6 –

наименование министерства или ведомства; 7 – наименования организации; 8 – наименование структурного подразделения; 9 – индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, факс, номер расчетного счета в банке; 10 – название вида документа; 11 – дата; 12 – индекс (№) документа; 13 – ссылка на индекс и дату входящего документа; 14 – место составления или издания; 15 – гриф ограничения доступа к документу; 16 – адресат; 17 – гриф утверждения; 18 – резолюция; 19 – заголовок к тексту; 20 – отметка о контроле; 21 – текст; 22 – отметка о наличии приложений; 23 – подпись; 24 – гриф согласования; 25 – визы; 26 – печать; 27 – отметка о заверении копии; 28 – фамилия исполнителя и номер его телефона; 29 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 30 – отметка о переносе данных на машинный носитель; 31 – отметка о поступлении. В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит «1 – государственный герб», он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право. Реквизит «3 – изображение наград» также не используется в работе фирмы.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу. Каждый документ можно разделить на 3 основные части: 1. Заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

2. Основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

3. Оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Теперь давайте более подробно рассмотрим наиболее важные реквизиты документов, используемых в современной практике – их цели, содержание, оформление.

1. Реквизит «эмблема организации». Эмблема организации – условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Эмблемой организации может быть товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.д. При угловом расположении реквизитов она располагается в верхнем левом углу, а при продольном – в середине верхней части листа.

2. Реквизит «наименование организации». Согласно статье 54 Гражданского кодекса РФ, любое юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование. Наименование организации обязательно

должно полностью соответствовать названию, зарегистрированному в учредительных документах – уставе предприятия или учредительном договоре и свидетельстве Регистрационной палаты. В наименовании обычно используются такие аббревиатуры, как ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество), ЗАО (закрытое акционерное общество) и т.д. Реквизит «наименование организации» должен быть расположен под реквизитом «эмблема организации».

3. Реквизит «индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер расчетного счета в банке». Совокупность этих перечисленных в реквизите данных является юридическим адресом предприятия. Этот реквизит обычно располагают либо в верхнем левом углу под реквизитом «наименование организации», либо на нижнем поле документа.

4. Реквизит «название вида документа». Реквизит «название вида документа» должен быть расположен в заголовочной части документа после реквизита «наименование организации» и юридического адреса и набран прописными буквами от границы левого поля. Этот реквизит является одним из важнейших, и он обязательно проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указания вида документа используется только в одном сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО. Функция этого реквизита – дать общее представление о назначении документа, о составе его реквизитов, о структуре его текста, степени обязательности выполнения его требований.

5. Реквизит «дата». Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа является: - дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок) - дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций) - дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов) Все даты в документе (в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т.п.) оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). В текстах документов финансового характера допустимо применение словесно-цифрового способа в оформлении даты. Также такой способ оформления даты рекомендуется при переписке с иностранными деловыми партнерами. Чаще всего дата проставляется при

завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа».

6. Реквизит «индекс (№) документа». Индекс - это условное обозначение документа, присеваемое ему при регистрации (например, порядковый номер). Индекс (№) документа обязательно проставляется на всех исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата». На таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т.д. проставляются порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности: №1, №2, №3…. Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, например, №17/21, где 17 – порядковый номер документа в одной фирме, а 21 – порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте. Индекс (№) документа в письмах составляется их порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо. Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.

Внутренние документы предприятия

Внутренние документы предприятия

Организационные документы предприятия

Деятельность предприятий и организаций фиксируется в разных видах документов.

Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание, которые составляют группу организационных документов.

Эти документы являются обязательными элементами каждого предприятия.

Организационные документы предприятия - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Внутренние документы предприятия в организационной части включают: положения, устав, штатная численность, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции и договоры.

Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы.

Положения могут регламентировать деятельность отдельных должностных лиц. В управленческой практике создают положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам.

Наиболее распространенный вид положения - документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функцию, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, внутренние документы предприятия содержат фиксированное число положений. Положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:

Общие положения.
Цели и задачи.
Функции.
Права и обязанности.
Руководство.
Взаимоотношения с другими подразделениями (служебные связи).

В разделе "Общие положения" указываются точное наименование структурного подразделения, степень его самостоятельности, подчиненность - орган управления (или должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение. Дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение.

В разделе "Цели и задачи" в обобщенном виде формулируется главная цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи.

Раздел "Функции" - основной раздел положения, он должен включать всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение основных задач.

В разделе "Права и обязанности" перечисляются права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым документам Правительства, вышестоящих органов управления и документам, регламентирующим деятельность данной организации.

Раздел "Руководство" содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы. Должностные обязанности руководителя не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в данном разделе обязанности руководителя выделяют отдельно, в их числе, как правило, указывают функции координации деятельности структурного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др. Для разграничения прав подразделения и его руководителя в разделе устанавливают персональные права руководителя. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения и взыскания и т.д. В разделе "Руководство" перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы (структурного подразделения), за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами, а также за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным Положением.

В разделе "Взаимоотношения с другими подразделениями" определяются взаимосвязи с другими подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности, фиксируются документные связи - наименования документов, периодичность их представления, сроки, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке. Это основной организационный документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организационно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности.

Устав относится к обязательным внутренним документам, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
местонахождение (почтовый адрес);
предмет и цель деятельности;
порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);
порядок распределения прибыли;
порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;
органы управления (внутренняя организационная структура).
для акционерных обществ - сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.
для банков - перечень проводимых банком операций и его функции;
для бирж - сведения о максимальном составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;

Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.

Форма документа унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, визы подпись, оттиск печати.

Текст документа составляется в форме таблицы. Документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров (заместителем руководителя предприятия), утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.

Штатное расписание - документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом.

Форма документа унифицирована Госкомстатом РФ (форма Т-3). Документ имеет следующие реквизиты: формы по ОКУД и ОКПО, наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись. Текст составляется в виде таблицы, где указывается наименование должностей и структурных подразделений, количество штатных единиц, тарифная ставка или должностной оклад, надбавки и полная оплата в месяц, примечание. Составляет и подписывает документ главный бухгалтер.

Инструкция - это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.)

Внутренние документы предприятия могут включать в себя достаточно большое количество инструкций в зависимости от размера компании.

В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций или учреждений.

Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, должностная инструкция секретаря-референта.

Как правило, первый раздел инструкции называется "Общие положения". В нем указывают цели издания, область распространения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для разработки инструкции.

Инструкция - документ длительного действия. В "Общих положениях" оговариваются сроки введения инструкции в действие или отмена ее введением ранее действующей.

Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Количество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разработчиками. По стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер ("устанавливает", "не допускает", "запрещается" и др.) и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Например, "Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы секретарю структурного подразделения". Или "Секретари структурных подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота".

Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его номер и дату.

Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

В комплексе внутренних документов предприятия особое место занимают должностные инструкции.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Кроме того, они практически реализуют разделение труда между персоналом.

Должностная инструкция разрабатывается специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия.

Должностная инструкция содержит следующие разделы:

Общие положения.
Функции.
Должностные обязанности.
Права.
Ответственность.

В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности; замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника.

В разделе 3 (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые работником.

В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.

В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.

Хранятся должностные инструкции постоянно по месту разработки, в других организациях - 3 года.

Договор - правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

В современном законодательстве договор выступает в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями. Законом установлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформлении отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а также как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий (акционерные общества и др.).

Договор может быть заключен в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Содержание договора, как правило, включает: наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора.

Основная часть договора излагается в разделе о взаимных обязательствах сторон, который должен полно, четко, однозначно регламентировать взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные условия.

К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи (с указанием должности, фамилии, инициалов) представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.

Современное законодательство не регламентирует содержание договора в целом, но устанавливает его обязательность, а также условия, которые должны включаться в текст договора, документирующего ту или иную деятельность. Это могут быть (кроме перечисленных выше) условия возмещения вреда (возможных убытков), порядок разрешения споров, права владения, распоряжения, пользования имуществом (землей, основными фондами и др.), положения об обеспечении экономической безопасности и другие условия, обязательные при осуществлении той или иной деятельности.

Служебные документы предприятия

Внутренние служебные документы предприятия - официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Далее рассмотрены основные виды служебных документов, используемых в современных организациях:

протоколы, акты, служебные и докладные записки, справки, объяснительные записки.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

На коммерческом предприятии составляются протоколы заседаний совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров, кредиторов и т.п.

Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

Протокол ведётся во время заседания секретарём, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

Протокол составляется на основании записей, произведённых во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: ПРОТОКОЛ… заседания Совета директоров.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель - фамилия и инициалы;

Секретарь - фамилия и инициалы;

Присутствовали - фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество.

В протоколах заседаний совета директоров указывают фамилии присутствующих членов совета, независимо от их количества.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?", например:

Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2004 г.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире - краткое изложение текста выступления. Фамилия основного докладчика указывается в родительном падеже, а выступающих - в именительном.

Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после тире указывается: "текст выступления прилагается (приложение 1)".

Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.

Основные тезисы докладов и выступлений могут помещаться в тексте протокола или оформляться в виде приложения к нему. В последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, вносится в текст протокола после соответствующего постановления (решения).

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа.

Протокол подписывается председателем и секретарём. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствующими на заседании.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний совета директоров; протоколы общих собраний акционеров; протоколы собраний кредиторов.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п. которые оформляются как приложения.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных внутренних документов предприятия, поэтому хранятся постоянно.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приёма работ по контракту; акт приёма-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается, состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

Акт может иметь заголовок, например, "Акт… о недостаче ТНП" или "Акт… приёма-передачи документов с грифом "Конфиденциально".

В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, её результаты (выводы, заключения, предложения). Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка ("С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты").

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Наиболее важные акты предприятия (о приватизации, приеме-передаче акций, о реорганизации или ликвидации, ревизий и проверок) хранятся постоянно, другие, акты по второстепенным вопросам - 5 лет.

Служебная (докладная) записка - документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями предприятия или должностными лицами. Составляется она, если выполнение функций структурного подразделения связано со смежным подразделением предприятия, и если вопрос не может быть решен устно.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность, о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Служебная (докладная) записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может быть составлена с помощью ПК или рукописным способом.

Служебная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внутренние служебные (докладные) записки должны быть подписаны составителем (автором).

Служебные (докладные) записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Датой служебной (докладной) записки является дата её подписания.

Служебные (докладные) записки по основным вопросам деятельности предприятия, направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно, по оперативно-хозяйственной деятельности - 5 лет (статья 42 "Перечня документов с указанием сроков хранения").

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы.

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты.

В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).

Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй - подшивается в дело. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Справки по основной деятельности предприятия с важными выводами и предложениями могут храниться постоянно (ст. 39 "Перечня документов с указанием сроков хранения").

Объяснительные записки составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.

Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата и подпись составителя.

В зависимости от важности освещаемого вопроса объяснительные записки могут храниться от 1 года до 5 лет.

Распорядительные документы предприятия

Внутренние распорядительные документы предприятия играют очень важную роль в управлении предприятиями и организациями. В настоящее время внутренние документы предприятия включают следующие виды распорядительных документов: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение. Распорядительные документы предприятия носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Приказы предприятия делятся на две большие группы:

приказы по основной деятельности (производственным вопросам);
приказы по личному составу (персоналу предприятия).

Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Приказы руководителя могут издаваться по самым разным вопросам, например:

о распределении служебных помещений;
о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов;
о нарушении правил транспортировки грузов;
о создании рабочей группы по проекту;
о премировании сотрудников коммерческого отдела;
о мерах по улучшению пожарной безопасности и т.д.

Приказы по личному составу, как правило, составляются в случае приема, увольнения или перевода работников предприятия, их командирования, предоставления отпусков и т.д.

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; визирование проекта; подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.).

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу (персоналу предприятия).

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос "о чем?", например: "О реорганизации предприятия", "Об изменении оплаты отпусков" и т.д. Недопустимо использовать заголовки типа: "Приказ по предприятию" или "Приказ генерального директора".

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием для издания приказа являются:

нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);
решения совета директоров, общих собраний акционеров;
производственная необходимость.

Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова "ПРИКАЗЫВАЮ", пишут "кому" (исполнителю или структурному подразделению), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки её окончания).

Если поручение исполнителю даётся постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за исполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится:

"Приложение к приказу директора ЗАО "Эра" от 01.03.2001 № 7".

После составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание.

Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Секретарь-референт или работник службы делопроизводства после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет "ознакомлен", ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется секретарём и раздаётся исполнителям для работы.

Аналогично происходит работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.

Приказы по основной деятельности предприятия хранятся постоянно, приказы по административно-хозяйственным вопросам (отпуска, командировки, взыскания, дежурства и т.п.) - 5 лет (статья 6 "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения").

Распоряжение - правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения предприятия составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.

Распоряжения могут быть изданы по следующим вопросам:

о распределении обязанностей между руководством компании;
о передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками;
о применении правил работы с конфиденциальными документами;
о сроках предоставления авансовой отчетности;
о порядке использования служебного автотранспорта;
о проведении ежегодной диспансеризации работников и т.п.

Распоряжения подписывают руководитель или по его поручению - заместители руководителя предприятия.

Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

Распорядительная часть документа начинается словом "ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)", напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от границы левого поля. Часто в тексте распоряжений эти слова опускают, указывая только действие, например:

всем сотрудникам пройти инструктаж;
работникам отдела кадров провести аттестацию;
сотрудникам охраны пройти медкомиссию и т.п.

Последний пункт распоряжения является, как правило, контрольным, т.е. указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением этого распоряжения.

Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Распоряжения предприятия по основной деятельности хранятся постоянно, по административно-хозяйственным вопросам - 5 лет.

Решение - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

Текст проекта любого решения, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели и задачи решения. Если основанием к изданию решения является нормативный документ, то в констатирующей части указываются наименование, дата, номер и заголовок этого документа.

Распорядительная часть решения начинается словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛИ"), которое печатается без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от границы левого поля.

Распорядительная часть документа должна содержать перечень мероприятий и действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроки исполнения. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения предприятия или должностные лица. Текст решения может делиться на пункты. Если решение вводит в действие какие-либо документы, то они оформляются как приложения к решению.

Решения совета директоров, дирекции предприятия, собраний трудового коллектива, собраний акционеров, пайщиков хранятся постоянно.

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы

Описание