Нормативные документы

Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии.

Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.

Единую государственную систему делопроизводства.

Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.

Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.

Порядок ведения учета и составления отчетности.

Основы организации труда.

Правила эксплуатации технических средств.

Законодательство о труде.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты.

* или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1. Документы регламентирующие деятельность архивариуса

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (заведующего архивом); Положение об архиве, Должностная инструкция архивариуса. Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Должностные обязанности архивариуса

1. Основными задачами архивариуса являются:

1.1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).

1.2. Создание справочного аппарата к ним.

1.3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Украины.

1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.

2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:

2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.

2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

2.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.

2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Архивариус имеет право:

Должностные обязанности архивариуса

Разработка положений об архивах организаций и положений о ЦЭК и ЭК Считка описей Систематизация листов в делах постоянного хранения и делах по личному составу

Согласно п. 2 ст. 13 Закона об архивном деле организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Следовательно, бюджетные организации могут включать в свой штат должности, связанные с ведением архивных дел учреждения: архивариус и заведующий архивом. Их должностные инструкции приведены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление Минтруда России от 21.08.1998 N 37 «Об утверждении Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих».) Целью данного справочника является обеспечение правильного подбора, расстановки и использования кадров. Он рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.

Приведем должностные обязанности архивариуса и заведующего архивом.

• работа по ведению архивного дела в учреждении;
• организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив;
• прием и регистрация поступивших на хранение документов, законченных делопроизводством;
• проверка правильности формирования и оформления дел при передаче их в архив;
• подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;
• выдача архивных копий в соответствии с поступающими запросами;
• составление необходимых справок на основании сведений, имеющихся в документах архива.

• нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела;
• порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
• единую государственную систему делопроизводства.

Квалификация: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу.

Значимость архивариуса на предприятии

Только до 31 декабря 2016 года!
Закажите услугу по обработке текстового массива данных
и получите персональную скидку.
Подробнее

Для крупных фирм, оперирующих большим объемом документации, особенно актуально стоит вопрос о привлечении архивариусов. Эти специалисты занимаются экспертизой ценности документов. систематизацией и архивным хранением различной информации и могут быть включены в основной штат компании или же привлекаться на условиях сотрудничества из архивных структур.

Должностные функции архивариуса предусматривают широкий спектр деятельности, включающей:

• обработку и упорядочивание документарной базы компании;
• проведение экспертной оценки значимости документов;
• установление сроков архивного хранения в соответствии с законодательными нормами;
• обеспечение депозитарного хранения;
• ведение описей, реестров, журналов учета и выдачи документов;
• проведение переплетных работ и формирование номенклатурных дел;
• подготовку бумаг для передачи в государственные и муниципальные архивы;
• утилизацию документов с истекшим сроком хранения.

Также архивист классифицирует и подготавливает файлы для последующего оцифрования с использованием современных технических средств и новейшего программного обеспечения, а также создает электронный архив фирмы.

Он может быть также привлечен руководством для разработки проекта специализированного помещения для внутреннего архива компании и следить за обеспечением надлежащих условий для хранения документов согласно нормам СанПиН

В своей работе архивариус руководствуется

• Основными правилами работы архивов организаций от 06.02.2002г.;
• «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010г. № 558 и вступил в законную юридическую силу 30.09.2011г.)
• иными нормативными актами РФ.

Кроме того, архивист, как и любой другой сотрудник фирмы, обязан соблюдать внутренние правила компании, трудовой распорядок дня и знать структурную организацию предприятия.

Данный специалист позволит обеспечить оперативный доступ к требуемой архивным файлам, грамотно структурировать большой объем номенклатурных дел, а также провести аутсорсинг архивного хранения.

Помимо этого станет возможным предотвратить несанкционированный доступ к информации, предоставить необходимые аналитические сведения о деятельности компании на основании архивных дел и провести своевременную ликвидацию документов в установленные сроки.

Особую ценность штатная должность архивариуса имеет для акционерных обществ, в связи с установленным законодательством требованием о хранение первичной документации непосредственно по месту нахождения исполнительного органа (пункт 2 статьи 89 Федерального закона от 26.12.1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Должностная инструкция архивариуса медицинского архива

I. Общие положения

1.1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное
профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы
или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по
установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее
производится приказом директора предприятия по представлению заведующего
архивом.
1.4. Архивариус должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие
руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на
предприятии;
- порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и
использования;
- единую государственную систему делопроизводства;
- порядок составления описаний документов постоянного и временного
хранения и актов об уничтожении документов;
- порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
- порядок ведения учета и составления отчетности;
- структуру предприятия;
- основы организации труда;
- правила эксплуатации технических средств;
- законодательство о труде Российской Федерации;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;
- _________________________________________________________________.
1.5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:
- положением об архиве;
- настоящей должностной инструкцией.
- _________________________________________________________________.
1.6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.
1.7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь и пр.) его
обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия,
которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.
1.8. ______________________________________________________________.

II. Должностные обязанности

2.1. Основными задачами архивариуса являются:
- обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования,
сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных
делопроизводством документов практического назначения);
- создание справочного аппарата к ним;
- подготовка и своевременная передача на государственное хранение
образующихся в процессе деятельности организации документов Архивного
фонда Российской Федерации;
- осуществление контроля за формированием и оформлением дел в
делопроизводстве подразделений предприятия;
- _________________________________________________________________.
2.2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:
- организует хранение и обеспечивает сохранность документов,
поступивших в архив;
- принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных
подразделений документы, законченные делопроизводством;
- участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их
формирования и оформления при передаче в архив;
- в соответствии с законодательством шифрует единицы хранения,
систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
- подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного
сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное
хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых
истекли;
- ведет работу по созданию справочного аппарата по документам,
обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
- участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности
архивных документов;
- следит за состоянием документов, своевременностью их
восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для
обеспечения их сохранности;
- контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении
архива;
- выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и
документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в
документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о
работе архива;
- участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;
- принимает необходимые меры по использованию в работе современных
технических средств;
- _________________________________________________________________.
2.3. Архивариус также выполняет отдельные служебные поручения
заведующего архивом.

Архивариус имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с
обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о
всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений,
отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных
прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от
руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и
документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной
инструкцией.
3.6. ______________________________________________________________.

Архивариус несет ответственность:
4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных
трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Программный комплекс "Отдел кадров. Штатное расписание", "Тарификация" (тарификационные списки) от МедСофт Курчатов для медучреждений эффективно выполнит задачи по кадровому учёту, формированию штатного расписания, тарикационным спискам, весь документооборот, подробный анализ данных. Это Ваш персональный помощник.
Подробнее о программе 'Отдел кадров.Штатное расписание'