Заполняем трудовые книжки правильно

Трудовая книжка – важный документ, в котором не место ошибкам. Неверно заполненная трудовая книжка может доставить немало проблем ее владельцу, а иногда и работодателю.

Процесс заполнения трудовых книжек регулируется Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»). а также Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Тем не менее, ошибки все же допускаются.

Рассмотрим некоторые из них.

1) Неверная нумерация при признании записи недействительной.

Ситуация с признанием записи недействительной прямо урегулирована в пункте 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек» (утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69).

Однако не всем удается признать запись недействительной верно.

Рассмотрим, как в вышеуказанном пункте описан данный процесс.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе», после соответствующей последней в данном разделе записи, указывается последующий порядковый номер. дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке, признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения».

Речи о том, что запись «Запись за номером таким-то недействительна» и правильная запись должны иметь каждая свой номер – не идет.

Ошибкой некоторых работников организаций при признании записей недействительными является нумерация каждой вносимой записи.

Рассмотрим на примере. Внесение записей в трудовую книжку следующим образом – неверное (неверное выделено красным цветом):

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Приказ от 19.09.2016 № 86

К вопросу о неправильной нумерации, также можно отнести случай, когда номер записи присваивается строчке с наименованием организации. Данная запись не нумеруется, а указывается в виде заголовка.

2) Трудовая книжка не зарегистрирована в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Пункт 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» требует от работодателя регистрации всех принятых от работников трудовых книжек в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Следовательно, данная книга у работодателя должна быть и в ней должны быть зарегистрированы все трудовые книжки работников.

Отсутствие данной книги, либо отсутствие в ней записи о приеме трудовой книжки является нарушением.

3) Записи о награждениях

Отдельным и довольно сложным вопросом является внесение записей о награждениях. Какие же из них вносить в трудовую книжку, а какие нет?

Для этого рассмотрим некоторые нормы, регулирующие данный вопрос.

Трудовой кодекс РФ:

Статья 66. Трудовая книжка

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»):

1. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе .

1. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

1. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

То есть, в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях именно за трудовые заслуги.

Сведения о награждении медалями, например, за спортивные достижения или любые другие, не связанные с трудом, не вносятся.

Некоторые работодатели, все же данные записи по просьбам работников делают, что является ошибочным.

4) Ошибка при увольнении

Не стоит забывать, что согласно пункту 35 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 69 «О трудовых книжках», при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

Ошибкой заполнения трудовых книжек является то, что при прекращении трудового договора в день увольнения работника все записи о работе и награждениях, внесенные в трудовую книжку во время работы в организации, не заверяются подписью руководителя или другого специалиста, на которого возложены обязанности специалиста по кадрам, печатью и подписью самого работника.

Это напрямую нарушает указанный выше пункт.

5) Нумерация записей во вкладыше трудовой книжки

Вкладыш в трудовой книжке является ее неотъемлемой частью. Он ведется по тем же правилам, что и трудовая книжка (пункт 38 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»). Следовательно, нумерация во вкладыше и трудовой книжке должна быть сквозной, т.е. продолжаться.

Начинать нумерацию во вкладыше заново – ошибка.

6) Сведения в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и трудовом договоре работника не соответствуют друг другу.

И, наконец, последняя ошибка по порядку, но не по значению.

Из действующих норм законодательства можно выстроить цепочку, которая устанавливает следующее.

Первоначальным документом, отражающим трудовые отношения с работником, является трудовой договор. В нем указывается наименование организации, в которую принимается работник, наименование должности (иногда еще и наименование структурного подразделения) и др.

В соответствии с этими данными (наименование организации, должности и т.д.) работодателем издается приказ о приеме на работу (статья 68 Трудового кодекса РФ). Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

На основании приказа о приеме на работу вносится запись о приеме в трудовую книжку работника (пункт 10 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Запись в трудовой книжке должна соответствовать приказу о приеме на работу и трудовому договору.

На основании записи в трудовой книжке, вносится запись в личную карточку работника формы Т-2.

Следовательно, сведения во всех указанных документах (трудовой договор, приказ о приеме на работу, трудовая книжка, личная карточка Т-2) должны соответствовать.

Некоторые работодатели допускают неточности. Например, в наименовании должности , организации, структурного подразделения. даты приема на работу и т.д. Отличие может быть незначительным. Например, «департамент расчета заработной платы» — в трудовом договоре, «департамент по расчету заработной платы» — в трудовой книжке.

Даже такое незначительное отклонение является ошибкой.

Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Поэтому, при оформлении пенсии, например, неверно заполненная трудовая книжка может сильно омрачить работнику процесс выхода на заслуженный отдых.

Для предотвращения неприятных, а порой и конфликтных ситуаций, работодателю стоит ответственно и внимательно подходить к процессу ведения трудовых книжек работников, заполнять их верно. Надеемся, что данный обзор поможет Вам в этом.

Автор:
Журенкова Полина
Ведущий юрист департамента трудового права

Оформление трудовой книжки при приёме на работу - порядок заполнения

Главным атрибутом при первом официальном устройстве на работу должна быть трудовая книжка. Будущий сотрудник предоставляет чистый её бланк или получает от компании, а кадровый работник заполняет. Также все сведения переносятся в специальный журнал, где ведутся записи о трудовых книжках работников. Этот документ хранится всё время у работодателя, пока человек работает у него.

Сначала заполняется титульная страница, данные переносятся обязательно с документа, который подтверждает личность, во избежание ошибок. На первой странице указываются — ФИО, дата рождения, наличие образования и профессии, когда была заполнена книга, роспись владельца трудовой книжки и роспись ответственного за документ.

К трудовой книжке прилагаются вкладыши, в которых записывают: порядковый номер, дату, когда был устроен работник, рабочие сведения, дата и номер документа, на основе которого принят сотрудник на работу.

После увольнения, трудовая книжка отдаётся на руки под подпись её владельцу.

В процессе трудового стажа возникают различные рабочие ситуации – увольнение, повышение по карьерной лестнице, желание дополнительного заработка и прочее. Любое событие, связанное с рабочим процессом фиксируется записью в трудовой книжке для сохранения трудового стажа.

Если работник собирается перевестись на работу к другому работодателю, он должен на нынешнем месте работы подать об этом просьбу в письменном виде.

В случае такого увольнения требуется взаимное согласие всех сторон, особенно нынешнего работодателя. Если же случается так, что он против, тогда пишется заявление об увольнении по собственному желанию и тогда работодатель не вправе отказать от права уволится.

Во избежание возможных конфликтов соблюдаются условия увольнения в порядке перевода:

• Оформляется письменное заявление от работника о просьбе перевести его к другому работодателю.
• Работник в своём заявлении о переводе прилагает пригласительное письмо, которое получил у предполагаемого работодателя.
• Взаимное согласие работодателя об увольнении работника.

Увольнение в порядке перевода отображается в трудовой книжке. У нового работодателя делается аналогичная запись только о приёме на работу в порядке перевода.

Перевод сотрудника на другую должность осуществляется при подаче от него заявления. После этого работодателем создаётся приказ. Операция отображается в трудовой книжке.

• Под № 1 указывается запись под порядковым номером.
• Под № 2 дата перевода на другую должность с указанием приказа или распоряжения.
• Под № 3 запись о переводе на новую должность с указанием квалификации, если есть такова.
• Под № 4 номер приказа, который ссылается на дату, когда был сделан перевод работника.

Если перевод на новую должность осуществляется на том же предприятии, тогда печать организации в трудовой книжке не нужна.

Если работник нуждается в дополнительном заработке помимо основного, он может делать дополнительную работу у своего работодателя. При этом на законных основаниях оформляется внутреннее совместительство. Для этого следует сделать:

• оформить заявление о приёме на работу по совместительству;
• заключить договор с работодателем, указавшим эту работу совместительством;
• в течение трёх дней, ознакомится под подпись с приказом о приёме на работу по совместительству;
• получить карточку и табельный номер;
• при желании иметь запись в трудовой книжке о работе по совместительству надо подать заявление с прошением или сделать это в устной форме;

Если есть возможность выполнять работу, которая оплачивается, помимо основной работы в другой организации оформляется внешнее совместительство. При этом следует узаконить трудоустройство, придерживаясь следующих пунктов:

• Предоставление документов, удостоверяющие личность, образования. Справку о том, что основная работа не связана с вредными или опасными условиями труда.
• Получение заявления от внешнего совместителя о приёме на работу.
• Ознакомление под подпись с внутренними обязанностями, актами.
• Составление трудового договора с указанием, что работа будет совместительством.
• Ознакомление работника с приказом о приёме на работу по совместительству.
• Заведение на работника карточки и табельного номера.
• Информация о работе по внешнему совместительству делается на основном месте работы. Такая запись делается по желанию работника.

Если работника переводят работать в филиал, тогда выполняется запись в трудовой книжке. Обычно организации используют два варианта записи указания филиала. К примеру:

• Название в заголовке: Принят в Омский филиал № 1 в экономический отдел на должность главного бухгалтера.
• Название в самой записи: Омский филиал № 1 Принят в экономический отдел на должность главного бухгалтера.

Трудовые книжки хранятся в главном отделении компании, но если филиал находится далеко, тогда трудовые книжки переводятся на хранение в филиал. По приказу работодателя назначается ответственный за их ведение.

Компания может иметь не только филиалы и отделения, но и цеха, отделы, участки, которые называются структурными подразделениями.

Работает в определённом подразделении, которое включено в трудовой договор, в таком случаи в трудовую книжку делается запись.

В трудовом договоре указываются только те подразделения, которые находится далеко от главной компании.

После подачи всех нужных документов, паспорта, заявления, в котором отображается просьба об устройстве на работу. Издаётся приказ работодателем о принятии сотрудника на работу. Делается запись в трудовой книжке с указанием конкретных трудовых функций с указанием номера приказа на основании которого принят сотрудник на работу.

Директор является также работником предприятия и, безусловно, запись в трудовой книжке обязательна.

Работник, получивший должность директора, обязан ознакомиться с приказом о назначении, со всеми нормативными актами. В трудовой книжке делается запись, возможно два варианта формулировки:

• Принят в должность директора.
• Назначен на должность директора.

Оба варианта считаются правильными. Но зачастую используется именно второй вариант.

Индивидуальный предприниматель, обязан заводить на работника, который проработал свыше пяти дней, трудовую книжку:

• В трудовой книжке указывается полное наименование ИП.
• Дата, когда был принят работник, должность и прочие данные.

Если работник отказывается предоставлять трудовую книжку, работодателю следует составить акт, в присутствии свидетелей, о том, что работник отказался оформлять трудовую книжку. Эта процедура делается во избежание административного наказания.

ИП первое место работы, тогда работодатель заводит новую трудовую книжку.

Оформление по срочному договору происходит тогда, когда работник устраивается на небольшой срок работы. К ним относятся сезонные работы, временная замена сотрудника в декретном отпуске и т. д.

Оформляя трудовую книжку, заметка о работе по трудовому договору не ставится. Запись вносится в трудовую книжку по истечении пяти дней работы сотрудника.

Заполнение трудовой книжки выполняется, соответствуя её пунктам

Работодатель обязан за три дня до окончания срока договора сообщить сотрудника об увольнении. Если этого не сделать, тогда договор теряет силу и увольнение не происходит в день окончания договора.

Допущение опечаток в написании фамилии, имени случается в том случае, когда в трудовую книжку вносятся записи со слов работника. Следует все отметки выполнять с документа, подтверждающего личность.

Недопустимое ведение трудовой книжки работодателем, которое является физическим лицом, право на это имеет только индивидуальный предприниматель.

Не допускаются сокращения слов при заполнении трудовой книжки.

Вкладыш не заполнен соответственно трудовой книжке. Это также считается документом и следует выполнять в нём все записи, которые были сделаны в трудовой книжке.

В случае неправильного заполнения в дальнейшем у работника могут возникнуть проблемы с:

• новой работой;
• проблемы при оформлении пенсии;

Для работодателя это грозит административным штрафом.

Итак, любые действия, произведенные по отношению к работнику на предприятии фиксируются в трудовой книжке:

• Увольнение в порядке перевода отображается в трудовой книжке.
• По запросу работника делаются записи о внутреннем или внешнем совместительстве.
• При переводе в филиал выполняется запись. Трудовая книжка может храниться в филиале, если он находится далеко от главного офиса.
• Физическое лицо, которое является индивидуальным предпринимателем имеет право заполнять и хранить у себя трудовые книжки.

Во избежание ошибок при заполнении трудовой книжки следует все данные о работнике переносить с документа, а не с его слов.

Трудовые книжки хранятся у работодателя, при увольнении уволившийся работник получает её на руки под подпись.