Категория: Инструкции
Приложение 22 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации
ПРИМЕРНАЯ СТРУКТУРА ТЕКСТА
ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ ДЛЯ РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ ДОУ
Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы.
В общих положениях устанавливаются следующие основные задачи работника. Например:
основная задача делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов;
порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;
профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);
основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе "Функции работника" определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций, например регистрация документов может слагаться из таких работ - заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.
В разделе "Обязанности работника" указываются обязанности:
связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;
предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.);
требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;
порядок исполнения поручений; этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В разделе "Права работника" определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.
В разделе "Взаимоотношения" указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структура и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.
В разделе "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции.
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников, являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия.
При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого может регламентироваться положением о подразделении.
Оформляется на общем бланке организации.
Обязательными реквизитами должностной инструкции являются:
- номер документа (при непосредственном утверждении руководителем),
- заголовок к тексту,
Должностная инструкция разрабатывается и подписывается руководителем структурного подразделения, возглавляющим данное подразделение. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой ввода в действие должностной инструкции является дата ее утверждения руководителем организации.
После ознакомления (при приеме на работу) на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу:С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:
1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
Раздел «Общие положения» включает:
наименование должности с обозначением структурного подразделения;
должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник;
порядок назначения на должность и освобождение от должности;
перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;
квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);
требования к специальным знаниям и навыкам.
В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают:
участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);
виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: «руководит», «готовит», «утверждает», «рассматривает», исполняет«, «обеспечивает» и т.п.).
При перечислении обязанностей их следует разбить на группы:
обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т.п.);
обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, справок, устной информации и т.п.);
обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т.п.);
обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.
В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:
право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;
право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;
право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;
право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;
право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.);
право требовать определенных действий от других работников.
В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.
В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями.
studopedia.org - Студопедия.Орг - 2014-2016 год. (0.007 с). 
Общее собрание акционеров
Органом контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества является ревизионная комиссия. Кроме того в обществе создается ученый совет, порядок работы и компетенция которого определяется в соответствии с внутренними документами.
ОАО Желдорреммаш осуществляет делопроизводство и архивное дело в соответствии с действующими законодательством Российской Федерации и внутренними документами Общества, обеспечивая при этом первоочередную доступность для представителей Филиала и Общества к следующим документам:
утвержденному ОАО Желдорреммаш Положению о Предприятии, а также нормативным документам, регулирующим отношения внутри Предприятия, с последующими изменениями и дополнениями;
всем документам бухгалтерского учета и статистики, необходимым для проведения ревизий и проверок Предприятия со стороны ОАО Желдорреммаш и Общества и соответствующих государственных органов согласно законодательству Российской Федерации;
перечню лиц, имеющих доверенность на представление Предприятия от имени Общества, и копиям этих доверенностей;
списку всех должностных лиц, уполномоченных осуществлять оперативное управление Предприятием.
Эти документы должны быть доступны для ознакомления полномочным представителям ОАО Желдорреммаш и Общества в любое время в течение рабочего дня. Указанные лица и их представители вправе снимать копии с указанных документов.
2. Анализ локальных актов организации, регламентирующих создание должностных инструкций службы ДОУ в ОАО Желдорреммаш
Среди локальных актов предприятия, регламентирующих порядок деятельности должностных лиц и правила разработки и хранения должностных инструкций выделяются следующие.
Правила внутреннего трудового распорядка
Данным документом устанавливаются:
права и обязанности работника, которые затем отражаются в должностной инструкции.
рабочее время и время отдыха
меры поощрения работников
ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
Коллективный договор, которым установлены
обязанности работника и работодателя
порядок увольнения работника
Положение о порядке разработки и оформления положений о структурных подразделениях и должностных инструкций в ОАО Желдорреммаш
В соответствии с данным положением должностная инструкция - это организационно-правовой документ, который регламентирует требования к должности и определяет основные функции, обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им деятельности в данной должности.
Должностная инструкция определяет, что должен делать работник, к разработке каких решений и документов он непосредственно причастен, каковы его роль и конкретно выполняемые им действия в процессе их подготовки и принятия.
Положением установлены требования к содержанию разделов должностной инструкции.
В должностную инструкцию включены следующие разделы:
Требования к знаниям и опыту
Должностные функции (обязанности)
В Положении приведена также форма первого листа должностной инструкции (приложение 1).
Все должностные инструкции в соответствии с данным порядком подлежат обязательной регистрации в журнале регистрации положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.
Фома листов журнала содержит 5 разделов: наименование документа, номер должностной инструкции, дата инструкции, основание пересмотра и новую дату утверждения.
Должностные инструкции работников службы делопроизводства основаны на всех вышеперечисленных локальных актах ОАО Желдорреммаш, а также Положении о службе ДОУ.
Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиняется непосредственно руководителю организации (первому заместителю руководителя).
В соответствии с Положением деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются службой и подписываются руководителем службы, согласовываются с юридическим лицом по правовым вопросам, руководителем отдела кадров и утверждаются руководителем организации.
Служба в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:
Формирует и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения в деятельности организации.
Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно-методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления.
Упорядочивает документальную базу, унифицирует формы документов, устанавливает правила подготовки и оформления документов. Определяет эстетические и эргономические требования к оформлению документов и средствам работы с ними.
Определяет порядок прохождения и обработки документов, внедряет новые технологические приемы работы с документами, сокращающие объем документооборота.
Разрабатывает информационно-поисковые системы по документам (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации).
Осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки; обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов.
1. Общая характеристика ОАО «Желдорреммаш» 4
2. Анализ локальных актов организации, регламентирующих создание должностных инструкций службы ДОУ в ОАО «Желдорреммаш» 7
3. Анализ разделов должностные инструкции работников службы документационного обеспечения управления ОАО «Желдорреммаш» 11
4. Функциональный анализ должностных инструкций работников службы ДОУ ОАО «Желдорреммаш» 13
Список литературы 20
Приложение 1 22
Приложение 2 23
Приложение 3 26
Правила разработки, согласования и утверждения должностной инструкции напрямую трудовым законодательством не регламентированы и потому в этой сфере нет каких-либо стандартов. Поэтому практически все работодатели, могут вводить должностные инструкции для регламентирования трудовых отношений, а также самостоятельно устанавливать порядок их разработки, согласования и утверждения.
Работа в любой организации должна быть организована таким образом, чтобы работники выполняли свою работу в соответствии с планом действий эффективно, знали свое место и цели в организации, причем эти цели должны совпадать с целями организации в целом. Для достижения всего этого следует четко выделять должностные инструкции каждого подразделения действующей организации
Анализ должностных инструкций (обязанностей, полномочий и т. п.) — один из источников информации для совершенствования организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда.
Цель работы – провести анализ должностных инструкция службы ДОУ в организации.
Объект исследования – ОАО «Желдорреммаш.
Предмет работы – характеристика должностных инструкций службы ДОУ ОАО «Желдорреммаш».
1. провести анализ локальных актов предприятия, регламентирующих принятие должностной инструкции;
2. провести анализ основных разделов должностных инструкций;
3. провести функциональный анализ должностных инструкций сотрудников службы ДОУ.
1. Общая характеристика ОАО «Желдорреммаш»
ОАО «Желдорреммаш» создано в соответствии с Договором о создании общества от 04.12.2008 № 2008 /07. Юридический адрес – г. Москва, ул. Октябрьская 5-8. В соответствии с Уставом ОАО «Желдорреммаш» от 04.12.2008 г. Общество имеет 10 филиалов, один из которых – Челябинский электровозоремонтный завод. Юридический адрес – г. Челябинск, ул. Косарева 1.
4 ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЛУЖБЫ ДОУ
4.1. Служба ДОУ имеет право:
1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в предприятии ЗАО «Вымпел».
2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в предприятии ЗАО «Вымпел».
3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ.
4. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.
6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
7. Определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.
8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам.
10. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.
11. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:
1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в предприятии ЗАО «Вымпел».
2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.
5 ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СЛУЖБЫ ДОУ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ
Служба ДОУ взаимодействует:
1. Со структурными подразделениями предприятие ЗАО «Вымпел» - по вопросам документационного обеспечения управления.
2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.
4. Со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы.
5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий, оперативной обработки информации и соблюдению требований Государственного стандарта ДОУ и стандартов.
Ответственный за разработку:
зав. отделом копировально -
множительной техники __________________ И.В.Юрченко
Начальник службы ДОУ
Главный юрист ЗАО «Вымпел»
________________ Голикова Р.М.
от «___» _______________200__ г.
1.3 Должностные инструкции работников службы ДОУ ЗАО «Вымпел»
Генеральный директор ЗАО «Вымпел»
____________________ В.В. Иванов
от « ___ » ______________ 200__г.
1 Общие положения
1.1. Архивист относится к категории служащих.
1.2. На должность архивиста назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу.
1.3. Назначение на должность архивиста и освобождение от нее производится приказом Генерального директора ЗАО «Вымпел».
1.4. Архивист должен знать:
* Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела в ЗАО «Вымпел».
* Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.
* Единую государственную систему делопроизводства.
* Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов по уничтожению документов.
* Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.
* Порядок ведения учета и составления отчетности.
* Структуру ЗАО «Вымпел».
* Основы организации труда.
* Правила эксплуатации технических средств.
* Законодательство о труде.
* Правила внутреннего трудового распорядка.
* Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты.
1.5 Архивист в своей деятельности руководствуется:
* Положением об архиве.
* Настоящей должностной инструкцией.
2 Должностные обязанности
1. Основными задачами архивиста являются:
1.1. Обеспечение отбора, упорядочение, комплектования, использования, сохранности, принимаемых в архив документов.
1.2. Создание справочного аппарата к ним.
1.3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда РФ.
1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.
2. Для выполнения вышеуказанных задач архивист:
2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их оформления при передаче в архив.
2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
2.5. Подготавливает свободные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает быстрый и удобный их поиск.
2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещение архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
2.10. Выдает, в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
Архивист имеет право:
1.Знакомиться с проектами решений руководства ЗАО «Вымпел», касающихся его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанные с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности ЗАО «Вымпел», выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично от руководителей подразделений ЗАО «Вымпел» и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения их должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства ЗАО «Вымпел» оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
Архивист несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.
3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
Ответственный за разработку:
зав. отделом копировально -
множительной техники __________________ И.В.Юрченко
Начальник службы ДОУ ЗАО «Вымпел»
от «___» __________________ 200__ г.
Главный юрист ЗАО «Вымпел»
____________________ Р.М. Голикова
от «___» __________________ 200__ г.
Генеральный директор ЗАО «Вымпел»
.jpg)
