ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЖСК

Примерная ИНСТРУКЦИЯ
ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЖСК, ТСЖ

Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в правлении.
Ответственность за организацию делопроизводства в правлении возлагается на председателя правления.
Ответственность за ведение делопроизводства в правлении возлагается на лицо, уполномоченное правлением на его ведение.

ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Существует три основных потока документации:

Документы, поступающие в правление проходят следующие этапы:

При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность конвертов. После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и обратного адреса. Всегда необходимо сохранять конверт, так как в письме может отсутствовать обратный адрес, дата почтового штемпеля может.

Вся корреспонденция поступает непосредственно по адресу проживания председателя правления.

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих и исходящих документов. Индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.

Например: вх. 121/4-97, где

121 - порядковый регистрационный номер;

4 - номер дела в котором этот документ будет подшит;

97 - год поступления.

Вся документация регистрируется в день поступления.

После регистрации входящих документов необходимо ознакомиться с содержанием письма.

После изучения содержания письма, если возникает необходимость уточнить какие-либо вопросы, то можно воспользоваться информацией находящейся в нижнем левом углу письма или на обратной его стороне. Именно в этом месте должна быть указана фамилия и телефон исполнителя документа. Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого ответа, если он не указан непосредственно в самом документе.

Если вопросы, указанные в письме, были решены ранее поступившей корреспонденции, то в зависимости от сложившихся отношений между адресатами и сроков ответа можно поступить следующим образом:

- направить корреспонденту письменный ответ;

Если для подготовки ответа требуется значительное время, то об этом необходимо проинформировать корреспондента.

Если поступившая корреспонденция - заявление или жалоба жильцов дома, то решение должно быть им доведено обязательно под роспись или письменным порядком.

Для записи поступивших в ЖСК, ТСЖ телефонограмм ведется специальный журнал.

При приеме телефонограммы необходимо записать:

- откуда она поступила;

- дата и время приема;

- кто передал и кто принял.

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И ОТПРАВКИ ИСХОДЯЩЕЙ

В ответе на полученную корреспонденцию, перед текстом письма ЖСК, ТСЖ обязательно указывается исходящий номер письма учреждения и дата его отправки в ЖСК, ТСЖ.

Исходящие документы подписываются председателем правления. При отправке финансовых документов председателем правления и главным бухгалтером.

Вся отправляемая из ЖСК, ТСЖ корреспонденция должна регистрироваться в журнале регистрации входящих и исходящих документов.

Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - остается и подшивается в дело.

ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ

Документы, исполненные и списанные "в дело" должны быть:

- проверены на предмет правильности отнесения их в то или иное дело;

- сгруппированы внутри дела по числам, месяцам, годам или по исходящим (входящим) номерам;

- освобождены от лишних дубликатов, черновиков, скрепок и булавок,

Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.

По мере подшивки в дело документы нумеруются. По окончании дела оно должно быть прошнуровано и скреплено печатью кооператива.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводятся второй, третий и т.п. тома дела.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);

Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);

Заявления ( на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);

Смета расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.);

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

Штатные расписания и изменения к ним.

Документы постоянного хранения

Устав ЖСК, ТСЖ.
Свидетельство о регистрации ЖСК, ТСЖ.
Решение администрации города об образовании, утверждении техно-рабочего проекта, об отводе земельного участка ЖСК.
Справка ТУКСа об оплате стоимости дома (авизо).
Протоколы общих собраний.

Протоколы общих собраний должны быть прошиты, пронумерованы, опечатаны печатью ЖСК, ТСЖ и заверены подписью председателя правления. Во всех протоколах должны присутствовать подписи председателя и секретаря собрания. Хранятся протоколы в отдельной папке. Нумерация сквозная. В случаях проведения поименного голосования протокол составляется с поименным перечнем голосовавших.

Протоколы заседаний правления.

Протоколы заседаний правлений ведутся в виде журнала, который должен быть прошит, пронумерован, опечатан печатью ЖСК, ТСЖ и заверены подписью председателя правления. В случаях проведения поименного голосования протокол составляется с поименным перечнем голосовавших.

Справка о постановке на учет в налоговую инспекцию (копия).
Справка Госкомстата о наличии кодов.
Справка из банка о наличии расчетного счета.

10. Справки о постановке на учет в фонды (ОМС, ПФ, ФСС).

11. Договор о землепользовании.

12. Список членов ЖСК, ТСЖ (на лицевых счетах).

Примерная должностная инструкция председателя правления товарищества собственников жилья

Согласно Постановлению Правительства РФ №731 каждое ТСЖ, ЖСК, ЖК или Управляющая компания должно публиковать информацию о своей деятельности в Интернете.

Если Ваше ТСЖ, ЖСК, ЖК, Управляющая компания или просто дом ещё не имеет собственного сайта, мы предлагаем вам зарегистрироваться у нас, чтобы уже сейчас воспользоваться всем функционалом портала БЕСПЛАТНО!.

При этом Вам не придется решать проблемы, связанные регистрацией и продлению доменного имени, управлению хостингом и других. Вам останется только пользоваться готовым продуктом.

Помимо обязанности публиковать информацию в интернете, пользование нашим порталом существенно облегчит процессы обмена информацией, управления домом, и в итоге повысит уровень качества жизни в нем.

Предлагаем вам зарегистрироваться на портале Mycondo.ru прямо сейчас.

Примерная должностная инструкция

председателя правления товарищества собственников жилья

1. Общие положения

1.1. Председатель правления товарищества собственников жилья (далее – председатель правления) является выборным лицом, наделенным управленческими полномочиями.

1.2. Председатель правления избирается из числа членов правления на срок, установленный уставом товарищества, но не более чем на два года.

1.3. Председатель правления обеспечивает выполнение решений общего собрания и правления, имеет право давать указания и распоряжения всем должностным лицам товарищества, исполнение которых для указанных лиц обязательно.

1.4. Председатель правления без доверенности действует от имени товарищества в отношениях с третьими лицами.

1.5. Председатель правления разрабатывает и вносит на утверждение общего собрания членов товарищества правила внутреннего распорядка товарищества в отношении работников, в обязанности которых входит обслуживание многоквартирного дома, положение об оплате их труда.

1.6. Председатель правления руководствуется в своей деятельности законодательством Российской Федерации, законодательством Республики Татарстан, уставом товарищества собственников жилья, настоящей должностной инструкцией, решением общего собрания (правления).

1.6. Председатель правления обеспечивает выполнение решений общего собрания и правления, руководит текущей деятельностью товарищества.

2. Должностные обязанности

Председатель правления обязан:

2.1. Обеспечивать выполнение решений общего собрания и правления и руководить текущей деятельностью товарищества;

2.2. Организовать и направлять деятельность членов правления и должностных лиц товарищества в соответствии с законодательством, требованиями Устава и решениями общего собрания и правления;

2.3. Выполнять функции по организации обслуживания и ремонта многоквартирного дома, а также предоставления коммунальных и прочих услуг собственникам помещений в многоквартирном доме;

2.4. Контролировать предоставление жильцам дома коммунальных и других услуг установленного законодательными и нормативными актами качества, а также договорными обязательствами;

2.5. Добиваться от обслуживающих организаций выполнения работ по ремонту, обслуживанию и санитарному содержанию строения, его инженерного оборудования (устройств) и придомовой территории в соответствии с условиями заключенных с ними договоров;

2.6. Выдавать, в пределах своих полномочий, собственникам помещений в многоквартирном доме расчетные документы за предоставляемые услуги, справки, выписки, акты, копии лицевых счетов и другие документы;

2.7. Представлять интересы товарищества в государственных и иных учреждениях, связанных с управлением и эксплуатацией дома.

2.8. Осуществлять контроль деятельности бухгалтерии и руководство ею;

2.9. Проверять правильность расчетов с жильцами дома за оплату жилья, коммунальных и прочих услуг, а также исполнение ими обязательств по платежам;

2.10. Своевременно принимать меры в связи с несанкционированным переоборудованием и перепланировкой жильцами дома мест общего пользования, жилых и нежилых помещений;

2.11. Лично контролировать уборку мест общего пользования и прилегающей территории;

2.12. Осуществлять совместно с членами правления периодический контроль состояния конструкций, инженерного оборудования и внешнего благоустройства недвижимого имущества в многоквартирном доме и при необходимости принимать меры по устранению выявленных недостатков, в соответствии с Правилами эксплуатации жилищного фонда;

2.13. Осуществлять прием жителей дома, а также учет и регистрацию жалоб и заявлений, поступивших от них, по вопросам управления зданием, оформления документов, регистрации и правильности расчетов по платежам, рассматривать их и принимать решения;

2.14. Осуществлять контроль за проведением текущего или капитального ремонта здания и при необходимости привлекать специалистов сторонних организаций;

2.15. Составлять квартальный план работ и отчитываться в его выполнении перед правлением в конце квартала;

2.16. Проводить заседания правления в соответствии с требованиями устава товарищества.

3. Права председателя правления

Председатель правления имеет право:

3.1. Издавать приказы, давать указания и распоряжения всем должностным лицам товарищества, включая членов правления, которые для них обязательны;

3.2. Выдавать доверенности, в том числе с правом передоверия;

3.3. Открывать расчетные и иные счета в кредитных учреждениях;

3.4. Распоряжаться имуществом товарищества, в том числе денежными средствами в полном объеме, в соответствии с хозяйственно-финансовым планом;

3.5. Распоряжаться средствами товарищества, находящимися на счете в банке, в соответствии с финансовым планом;

3.6. Действовать и подписывать от имени товарищества платежные документы и совершать сделки, которые в соответствии с законодательством и настоящим уставом не подлежат обязательному одобрению правлением или общим собранием;

3.7. Разрабатывать и вносить на утверждение общего собрания правила внутреннего распорядка для работников товарищества, положения об оплате их труда;

3.8. Нанимать рабочих и служащих для технической эксплуатации жилищного фонда и увольнять их;

3.9. Заключать договоры от имени товарищества, в том числе на техническую эксплуатацию жилищного фонда, а также коммунальные услуги;

3.10. Производить расчеты с физическими и юридическими лицами за предоставленные ими услуги в соответствии с заключенными договорами;

3.11. Осуществлять контроль за исключением жилых и нежилых помещений по их целевому назначению;

3.12. Представлять товарищество в организациях, органах местного самоуправления, судебных органах;

3.13. Передавать на договорных условиях ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации и бухгалтеру – специалисту;

3.14. Вести бухгалтерский учет лично. (В данном случае необходимо представлять в банк решение правления о предоставлении председателю правления полномочий по подписанию платежных документов единолично);

3.15. Выполнять иные обязанности, вытекающие из устава.

4. Ответственность председателя правления.

4.1. Председатель правления несет ответственность за:

организацию технической эксплуатации жилищного фонда и делопроизводства в товариществе;

организацию учета и хранения документации;

подготовку жилого здания и коммуникаций к отопительному сезону;

правильность заключения договоров;

непринятие решений по содержанию и эксплуатации и сохранности имущества;

своевременность и полноту оплаты налогов;

нарушение социальных гарантий сотрудников (наемного персонала).

4.2. Совместно с главным бухгалтером товарищества несет ответственность за :

своевременное и полное осуществление платежей по условиям заключенных договоров.

за нарушения правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность.

4.3. В случае переизбрания председатель правления несет ответственность за:

своевременную передачу всей имеющейся технической документации;

своевременное предоставление ревизионной комиссии всей необходимой документации для проведения проверки финансово-хозяйственной деятельности за период работы;

составление акта передачи материальных ценностей, хозяйственного инвентаря;

своевременную передачу преемнику печати товарищества.

5. Квалификационные требования

Председатель правления должен:

5.1. Иметь высшее (среднее) образование или опыт работы в аналогичной должности не менее одного года;

5.2. Пройти обучение на курсах по управлению, содержанию и эксплуатации здания и иметь свидетельство (диплом) подтверждающее обучение;

5.3. Знать законодательство Российской Федерации, законодательство Республики Татарстан, относящиеся к деятельности товарищества, а также Устав товарищества и настоящую должностную инструкцию.

6.1. Председатель правления освобождается от занимаемой должности по истечении срока его полномочий либо по собственному желанию, а также по основания, изложенным в Трудовом Кодексе Российской Федерации

6.2. Спорные вопросы, разногласия и конфликтные ситуации, возникающие в процессе исполнения обязанностей, между председателем и правлением или общим собранием решаются путем переговоров либо в судебном порядке.

ЖСПК Центр 2010

Товарищество собственников «_________________»
УТВЕРЖДЕНО:
Протокол № ____

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ТОВАРИЩЕСТВА СОБСТВЕННИКОВ

1.1. Общие положения

Председатель является выборным лицом, наделенным управленческими полномочиями. Председатель товарищества может избираться или переизбираться непосредственно на общем собрании из числа членов товарищества путем голосования, на срок, установленный Уставом товарищества, но не более чем на два года.
Председатель руководит деятельностью товарищества. Имеет право давать указания и распоряжения всем должностным лицам товарищества, которые для них обязательны. Председатель обеспечивает выполнение решений общего собрания и правления.
Председатель действует и подписывает от имени товарищества платежные документы и совершает сделки, которые в соответствии с действующим законодательством, Уставом товарищества подлежат сначала обязательному утверждению правлением или общим собранием. Председатель разрабатывает, согласовывает с правлением и выносит на утверждение общего собрания проекты структуры, штатного расписания, форм и условий оплаты труда, правил внутреннего трудового распорядка обслуживающего персонала товарищества собственников.
Председатель руководствуется в своей работе законодательными и нормативными актами, Уставом товарищества, настоящей инструкцией, решениями общего собрания, правления и другими документами.
Председатель товарищества является представителем товарищества без доверенности во всех исполнительных, представительных и судебных органах власти.

1.2. Должностные обязанности председателя товарищества

Председатель правления обязан:
1. Знать: законодательные акты Республики Беларусь, Устав товарищества, настоящую инструкцию, договоры на обслуживание и представление коммунальных и прочих услуг, а также другие документы, относящиеся к деятельности товарищества.
2. Организовать деятельность товарищества в соответствии с действующим законодательством, требованиями Устава товарищества и решениями общего собрания и правления.
3. Обеспечивать выполнение решений правления.
4. Выполнять функции по организации обслуживания и ремонта строения, а также предоставления коммунальных и прочих услуг членам товарищества.
5. Контролировать предоставление собственникам помещений и парковочных мест коммунальных и других услуг установленного качества.
6.Подписывать платежные документы
7. Добиваться от обслуживающих организаций выполнения работ по ремонту, обслуживанию и санитарному содержанию строения, его инженерного оборудования (устройств) и придомовой территории в соответствии с условиями заключенных с ними договоров.
8. Принимать меры по обеспечению бесперебойной работы санитарно- технического и инженерного оборудования помещений строения.
9. Организовать ведение делопроизводства товарищества собственников, в том числе реестр его членов.
10. Обеспечить учет и хранение хозяйственных договоров, соглашений о передаче прав по управлению, совместному владению строением и долевому участию в расходах по его содержанию, ремонту и управлению.
11. Выдавать, в пределах своих полномочий, собственникам помещений расчетные документы за предоставляемые услуги, справки, выписки, акты, копии лицевых счетов и другие документы.
12. Представлять интересы товарищества в государственных и других учреждениях, связанные с управлением и эксплуатацией строения.
13. Вести соответствующую техническую документацию на строение, контролировать составление бухгалтерской, статистической и прочей отчетности, проводить банковские операции.
14. Осуществлять контроль деятельности бухгалтерии и руководство ею.
15. Выдавать собственникам помещений, на основании решения межведомственной комиссии района, разрешения:
• на перепланировку и переоборудование жилых и нежилых помещений;
• на переоборудование инженерных сетей;
• на установку, подключение и использование электробытовых приборов и машин мощностью, превышающей технологические возможности внутридомовой электрической сети, дополнительные секции приборов отопления, регулирующую и запорную арматуру;
• на подключение и использование бытовых приборов и оборудования, включая индивидуальные приборы очистки воды, не имеющих технических паспортов (свидетельств).
16. Выдавать собственникам помещений разрешения, согласованные с обслуживающей организацией, на слив воды из систем и приборов отопления, а также приостановку поставки коммунальных услуг.
17. Использовать по решению общего собрания и правления нежилые помещения в интересах товарищества, не ущемляя при этом прав собственников помещений.
18. По требованию собственников помещений предъявлять документы, регламентирующие деятельность товарищества.
19. Проводить заседания правления не реже одного раза в месяц.
20. При принятии общим собранием или правлением решений, противоречащих действующему законодательству, требовать отмены данных решений.
21. Требовать от собственников помещений своевременного обращения в обслуживающую организацию при обнаружении ими неисправностей внутри помещений собственников оборудования (свищи, ржавчина, протечки и пр.) и несущих стен (сколы, трещины и пр.).
22. Осуществлять контроль за своевременным внесением собственниками установленных платежей и перечислением денежных средств по договорным обязательствам за предоставленные услуги.
23. В случае несвоевременного внесения членами товарищества собственников соответствующих взносов и платежей принимать меры к их взысканию в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.
24. В течение месяца с даты возникновения права собственности у нового собственника вносить соответствующие изменения в реестр членов товарищества собственников.
25. Назначать из числа лиц обслуживающего персонала ответственных за тепловое, электро и лифтовое хозяйство.
26. В установленные сроки проводить снятие показаний счетчиков электрической и тепловой энергии.
27. Следить за исправным состоянием системы пожаротушения и внутридомовой вентиляции.
28. Заключать договоры с поставщиками коммунальных услуг и организациями по техническому обслуживанию систем.
29. Контролировать качество уборки внутридомовой и прилегающих территорий.
30. Два раза в год организовывать осмотр конструкций здания и внутридомовых систем.
31. Обеспечить регистрацию граждан по месту жительства или месту пребывания, снятие их с регистрационного учета.
32. Не совершать действий, причиняющих или способных причинить вред интересам товарищества.
33. Представлять интересы товарищества без доверенности во всех исполнительных, представительных и судебных органах власти и других организациях.
34. Выполнять требования местного исполнительного и распорядительного органа по управлению общим имуществом товарищества собственников, в том числе качественному и своевременному предоставлению жилищно-коммунальных услуг, надлежащему содержанию дома и придомовой территории.
35. Обеспечивать ежемесячно в установленном порядке аккумулирование отчислений на капитальный ремонт вспомогательных помещений, конструктивных элементов, инженерных систем многоквартирного жилого дома товарищества собственников, если иное не установлено законодательством.
36. Не реже одного раза в пять лет повышать квалификацию в установленном порядке.

1.3. Права председателя правления

Председатель правления имеет право:

1. В случаях возникновения аварийной ситуации в помещении, находящемся в собственности физических или юридических лиц (при отсутствии собственника в момент аварии), грозящей повреждением имуществу других собственников и владельцев строения, имеет право проникновения в помещение по поручению собственника.
2. Осуществлять подбор персонала с последующим утверждением его на заседании правления.
3. Руководить деятельностью персонала товарищества.
4. Заключать договоры, в том числе трудовые, с обслуживающим персоналом товарищества собственников.
5. Издавать приказы и распоряжения, обязательные для исполнения всеми штатными сотрудниками товарищества собственников.
6. Давать членам правления отдельные поручения и требовать их выполнения.
7. Право решающего голоса при голосовании на заседании правления при равенстве голосов.
8. Досрочно освободить занимаемую должность.
1.4. Ответственность председателя правления
Председатель товарищества несет персональную ответственность:
• за организацию делопроизводства в правлении;
• за организацию учета и хранения документации;
• за правильность заключения договоров;
• за непринятие решений по содержанию и эксплуатации строения;
• за своевременность и полноту оплаты налогов.
Председатель товарищества освобождается от занимаемой должности в случае неисполнения обязанностей, предусмотренных данной должностной инструкцией, а также по основаниям, изложенным в Трудовом кодексе РБ.

__________ ________________ __________
(подпись) (фамилия, инициалы) (дата)