Журнал учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Нормативные документы обязывают предприятия и организации вести журнал учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Этот документ содержит сведения обо всех принятых трудовых книжках от сотрудников во время их оформления на рабочем месте. Если книжка содержит вкладыш, он также подлежит регистрации. Ведение журнала учета обязательно для исполнения в любой организации, независимо от формы собственности.

Для журнала установлен срок его хранения в 75 лет. Есть строгие требования к самому журналу: поскольку им пользуются на протяжении длительного срока и затем помещают в архив, то его необходимо обернуть плотной картонной обложкой и прошить нитками. На последней странице обложки выводят концы ниток, заклеивают их прямоугольным кусочком бумаги. На нем проставляют количество страниц, ставят дату и заверяют надпись подписью руководителя организации.

Открывается журнал учета выдачи трудовых книжек проставлением числа, месяца и года, когда он заведен, то есть со дня его принятия отделом кадров. Эта информация необходима для получения справочной информации. Учетный журнал должен быть прошнурован, иметь номера на каждой странице и пломбу.

Когда заканчивается место для записей о трудовых книжках, журнал подлежит сдаче в архив под роспись архиватора.

Есть обязательные требования к тому, как опломбировать журнал выдачи трудовых книжек: форма пломбы должна быть строго индивидуальной, с одноразовым использованием. Эти меры предосторожности направлены на ограничение несанкционированного доступа посторонних лиц к данным журнала.

Перед тем, как начать работу с книгой, необходимо установить на титульном листе ее порядковый номер, проставить номерной знак пломбы в соответствующих строках журнала. Если у организации будет отсутствовать журнал учета, то руководителей могут привлечь к административной ответственности и наложить штраф до 50 тыс. рублей.

Несмотря на то, что законодательством установлена строгая форма, у некоторых журнал учёта трудовых книжек заведен в произвольной форме. В случае, когда это обнаруживается, его необходимо закрыть, опломбировать и сдать в архив.

Какие сведения заносят в журнал:

• Сведения обо всех принятых от сотрудников трудовых книжках, полученных во время приема на работу.
• Сведения о вновь открытых трудовых книжках на данном предприятии на новых сотрудников.
• Сведения обо всех выданных вкладышах к трудовой книжке для тех сотрудников, которые работают постоянно на предприятии. Если вкладыш был выдан в другом месте работы сотрудника, то вносят только данные о его трудовой книжке. Запись о вкладыше проводится в следующей строке журнала.
• В 1 графе проставляют все порядковые номера книжек, полученных от сотрудников.
• 2,3, 4 графы предназначены для проставления даты их приема. Иногда дата оформления книжки в отделе кадров может не совпадать с датой приема сотрудника на работу.
• 5 графа журнала предназначена для проставления полных инициалов ее владельца.
• В 6 графе следует записывать серию и номер трудовой книжки. Некоторым сотрудникам пожилого возраста выдавали трудовые книжки старого образца – в них не обозначен ни номер, ни серия книжки. Тогда сотрудник отдела кадров просто ставит прочерк в этой графе. Оставление этой графы без какой-либо записи может быть растолковано как пренебрежительное отношение к правилам заполнения журнала.
• Для регистрации новой трудовой книжки необходимо получить оприходованный бланк, прошедший регистрацию в расходных документах предприятия. Законом запрещено использование книжек, не зарегистрированных в расходных документах.
• 7 графа предназначена для заполнения специальности и профессии сотрудника, его категории, квалификации, разряда.
• В 8 графе отмечают наименование организации, подразделение, куда зачислен сотрудник. Если в организации есть сложная структурная схема, то необходимо записывать не только то подразделение, куда принят сотрудник, но и вышестоящие, в состав которого входит определенное подразделение.
• 9 графа предназначена для заполнения основания для приема на работу, номер приказа или распоряжения, на основании которого сотрудник приступил к своим рабочим обязанностям.
• В 10 графе проставляется подпись кадрового сотрудника, занимающегося принятием трудовой книжки от сотрудника.
• В 11 графе отображается уплаченная работником сумма за получение бланка трудовой книжки или ее вкладыша. Эта графа заполняется только в случае оформления вновь заведенной книжки. Для других случаев в ней проставляют прочерк. Но есть и такие предприятия, которые могут себе позволить не взимать со своего сотрудника за нее денежное возмещение, и в этом случае также ставят прочерк.
• 12 и 13 графа будет заполняться в случае увольнения сотрудника с предприятия. 12 графа должна отображать число, месяц и год выдачи книжки на руки сотруднику, а 13 графе проставляется подпись о ее получении.

Журнал учета ведется от руки, и если кадровый сотрудник допустил ошибку при написании, то запись зачеркивают так, чтобы ее можно было прочесть, а рядом делают правильную запись. При этом слова «исправленному верить» ставятся обязательно.

Во время многочисленных проверок у аудиторов могут появиться вопросы, почему книга учета не опломбирована. Поэтому нужно знать, как опломбировать журнал учета трудовых книжек по правилам. Под пломбой понимают небольшую металлическую пластину, которой следует опечатать журнал учета.

В правилах ведения журнала учета нет определенных требований к виду пломбы, и руководитель может использовать самое доступное средство для пломбирования, отвечающее требованиям ГОСТа. Пломба должна быть строго индивидуальной и предотвращать несанкционированный доступ к изменениям любых записей. Очень многие предприятия пользуются пленочными пломбами, с поставленным на них идентификационным номером. Эти пломбы не мешают ежедневной работе с журналом.

Вместе с этим материалом часто читают:

Как расчертить книгу учета - Библиотека книг, читать и скачать книги

С 1 января 2004 г. При этом трудовые книжки ранее установленных образцов 1938 и 1974 гг. В связи с этим многие организации не смогли своевременно приобрести новые бланки трудовых книжек и вкла­дышей в них и продолжали в начале 2004 г. Конечно, не по вине работников кадровых служб органи­зации оказались в начале года без новых бланков трудовых книжек, но вместе с тем следует отметить, что работать со старыми бланками, ставшими недействительными с 1 Января 2004 г. Порядок списания устаревших бланков трудовых книжек Как показывает практика, некоторые работники, поступившие на работу впервые в начале 2004 г. Для выхода из этой ситуации можно посоветовать таким ра­ботникам запастись копиями приказов о приеме на работу и увольнении с работы для внесения в виде исключения информации об их стаже по первому месту работы в трудовую книжку образца 2003 г. При возникновении у работника каких-либо сложностей и недоразумений из-за старого бланка трудо­вой книжки можно обратиться в организацию, выдавшую такую книж­ку, за справкой об отсутствии бланков нового образца в соответствую­щий период. Организация работы по ведению трудовых книжек В действующих Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изго­товления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. В целом такой под­ход представляется целесообразным, хотя четкого разграничения на­званных вопросов не получилось, и работники кадровых служб, запол­няющие, например, раздел трудовой книжки "Сведения о работе", должны пользоваться как Правилами, так и Инструкцией. В соответствии с п. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномо­ченное лицо, назначаемое приказом распоряжением работодателя. Всегда ли обязательно издание специального приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками? В сложившейся практике такой приказ обычно издается в неболь­шой организации, где штатным расписанием не предусмотрена не только кадровая служба, но и должность специалиста по работе с персоналом. Трудовые книжки в такой организации могут вести бухгалтеры, секре­тари, менеджеры и другие, совмещая эту работу с основной деятельно­стью по трудовому договору. В крупных организациях, имеющих в своей структуре кадровые служ­бы, как правило, вместо издания приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками включают соответствующую инфор­мацию в должностные инструкции работников этой службы. Такую прак­тику можно признать оправданной, т. Издание дополнительного при­каза о назначении такого работника ответственным за ведение трудо­вых книжек представляется излишним. Приводим пример приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками применяется в небольших организациях. Работа с трудовыми книжками, как и с другими документами кадровой службы, начинается с момента их приема-передачи в связи со сменой работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства. При этом составляется акт по результатам проверки фактического наличия кадровой документации, в т. Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их веде­ние, должен позаботиться о наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, даже если в настоящий момент они не требуются для оформления впервые поступающих на работу. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. Учет бланков документов и движения трудовых книжек Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходова­нием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка согласно п. Эта книга ведется бухгалтерией кассиром по установленной в постановлении Минтруда России от 10. Нередко приходится слышать от работников кадровых служб, что спе­циалисты бухгалтерии, перегруженные своей работой, отказываются от учета и хранения бланков трудовых книжек и вкладышей в них, считая это функцией кадровиков. Следует подчеркнуть, что в п. В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие у кассира данной учетной книги установленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения. Следует обратить внимание на установленный Правилами п. Бланки выдаются по заявке работника кадровой службы. По окончании каждого месяца в бухгалтерию должен представлять­ся отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее рабо­тодатель в соответствии с п. Плата за оформ­ленные трудовые книжки и вкладыши в них не взимается при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрез­вычайных ситуаций п. Можно ли оформлять работникам трудовые книжки и вкладыши в них без взимания платы? Несмотря на то что такой порядок работы с трудовыми книжками не предусмотрен в постановлении Правительства РФ, его вполне можно практиковать, включив в правила внутреннего трудового распорядка организации. Заполняемые кадровой службой трудовые книжки и вкладыши в них, а также трудовые книжки, предъявляемые работниками при приеме на работу, должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудо­вых книжек и вкладышей в них приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Согласно п. Необходимость заверения этих книг для исключения фальсификаций в записях не вызывает сомне­ний, однако применение сургучной печати или пломб вызывает опре­деленные трудности и неудобства при ведении названных книг. Прак­тика работы кадровых служб показывает, что для заверения учетных форм и в кадровых службах, и в бухгалтериях используют оттиск печа­ти организации, что представляется вполне оправданным. Поскольку обязанность по учету и хранению трудовых книжек возлагается на работодателя п. Акт составляется по результатам проверки фактического наличия в организации трудовых книжек. Составление акта очень важно, это позволит провести учет имеющихся, выявить отсутствующие и снять с нового сотрудника ответственность за отсутствующие ранее трудовые книжки. В этом же акте следует зафиксировать передачу новых бланков и вкладышей в. Документ составляется в свободной форме, но с указанием некоторых обязательных реквизитов. В акте приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них указываются ФИО и должности составителя акта и как минимум двух свидетелей. Кроме того, в документе содержится такая информация, как должности и ФИО лиц, предающих и принимающих трудовые книжки. Документы отчеты, акты, сведения об учете трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в организации три года в соответствии со ст. Этот документ используется в следующих процедурах: Акт об утере книги журнала учета трудовых книжек Содержание статьи Согласно трудовому законодательству, все работодатели обязаны заводить для своих работников трудовые книжки. Это необходимо, если у работника ее не было ранее или в случае утраты имевшейся ранее. Выдача бланка фиксируется выдавшей организацией в журнале учета движения. Но бывают случаи утраты самого журнала учета, а также когда документация вообще не велась должным образом. Для решения этой проблемы следует составить акт об утере книги учета трудовых книжек. Не существует нормативного решения проблемы с утратой книги учета трудовых. Значимые источники информации рекомендуют поступить аналогично, как при массовой утрате книжек работодателем в связи с форс-мажорными обстоятельствами. Как и в случае утери книжек, следует создать комиссию, для чего руководитель организации издает приказ. Результатом ее работы должен стать акт об утере учетного документа, в данном случае, книги учета трудовых книжек. Состав комиссии В состав комиссии должны входить руководящие лица организации, лицо, уполномоченное вести работу с трудовыми книжками и ответственное за надлежащее хранение кадровых документов. Необходимо также пригласить ответственных или заинтересованных лиц, чтобы численно комиссия насчитывала пять человек — это является общепринятым стандартом, хотя нигде не прописано нормативно. В случае необходимости это могут быть и работники органов правопорядка, охраны или пожарного надзора. Результатом совместной работы членов комиссии будет являться акт об утере книги учета движения трудовых книжек. Суть работы комиссии Представленная комиссия должна провести расследование по факту утери журнала движения трудовых книжек на данном предприятии. В том числе, получить от сотрудника, ответственного за работу с ними в организации, объяснительную записку с указанием причин происшедшего. Строгой формы для составления акта. Пишется он примерно таким образом: «Мы, нижеподписавшиеся перечисляются фамилиисоставили данный акт о том, что в связи с указать причину была утеряна книга учета движения трудовых книжек в организации указать название ». Результат работы Результат проделанной комиссией работы оформляется в акт об утере книги движения трудовых книжек. На основании данного акта руководство организации издает приказ о создании нового журнала книги учета движения бланков взамен утраченного. Действия по аналогии с массовой утратой трудовых книжек подразумевают и аналогичный результат — заведенный, взамен потерянного, новый журнал учета должен являться дубликатом предыдущего, о чем в правом верхнем углу должна свидетельствовать соответствующая надпись. Ведь совершенно очевидно, что в одной организации не может быть двух журналов учета движения трудовых — один из них должен быть дубликатом. Тем не менее, консультанты по кадровым вопросам считают надпись «Дубликат» необязательной и в ее отсутствии не усматривают нарушений. Ответственность виновных лиц Полную ответственность за работу, связанную с ведением и хранением трудовых книжек в организации, несет лицо, назначенное на эту работу прямым приказом руководителя организации. Соответственно, за нарушения, допущенные при работе с ними и сопутствующими документами, должностное лицо несет ответственность, предусмотренную законодательством. Человек может быть привлечен к дисциплинарной или материальной ответственности. Вместе с тем, в зависимости от обстоятельств, виновный может быть привлечен к гражданской, административной и даже уголовной ответственности. Какая информация заносится в дубликат журнала учета? Если с восстановлением информации утраченной трудовой книжки не возникает никаких вопросов — информация должна быть восстановлена в полном объеме, опираясь на справки и выписки с предыдущих мест работы, архивов и других мест, способных данную информацию предоставить, — то с новым журналом учета не все так однозначно. Нормативные документы не оговаривают, необходимо ли восстановить информацию журнала полностью или ограничиться только сведениями текущего дня по сотрудникам, работающим в организации в данный момент. Действительно, в реальности невозможно восстановить журнал учета, который велся на протяжении десятилетий. Но если журнал был заведен не очень давно и существует возможность его восстановить, имеет смысл приложить силы и время для. Ведь нормативно прописанные сроки хранения журнала учета трудовых составляют 75 лет. Грамотное ведение журнала учета бланков С целью обезопасить учетный документ от несанкционированных изъятий или вложений, следует расчертить и пронумеровать сразу все страницы книги учета. После их нужно прошить и на концы завязанного шнурка поставить пломбу. Рядом с ней сделать надпись «Прошнуровано и опломбировано столько-то листов». Далее ставится подпись руководителя организации, так как только он имеет право заверить книгу учета, и печать отдела кадров или организации. Книга готова к работе. Нормативные документы не предъявляют каких-либо специальных требований к ведению журналов учета движения бланков трудовых книжек, но сложились определенные стандарты, придерживаться которых не обязательно, но желательно. Когда журнал будет заполнен, на его обложке пишут дату завершения журнала и отправляют на хранение в архив. В связи с тем, что журнал учета содержит конфиденциальную информацию, работать с ним может весьма ограниченный круг лиц. К нему относятся лицо, назначенное приказом ответственным за работу с трудовыми книжками и сопутствующей документации обычно именно этот сотрудник и ведет журнал учетаглавный бухгалтер и руководитель организации. Вносить записи в журнал имеет право только ответственное за его ведение лицо, а в случае, если необходима подпись сотрудника, он может расписаться в журнале учета только в присутствии ответственного сотрудника. Как заверить книгу учета движения трудовых книжек. Видео Вместе с этим материалом часто читают: Оставить комментарий к документу Здесь вы можете оставить комментарий к документу Образец. Акт на списание испорченных бланков трудовых книжек, а также задать вопросы. Если вы хотите оставить комментарий с оценкой. Акт на списание испорченных бланков трудовых книжек Не смогли найти документ? После добавления заявки наш юрист-менеджер проверит наличие этого образца договора в нашей базе. И в случае его отсутствия обязательно добавит его известит вас об этом по электронной почте. Учет и хранение трудовых книжек Кол-во просмотров этого документа Содержание Учет трудовых книжек Организации и предприятия обязательно должны вести процедуру учёта для бланков и вкладышей в трудовых книжках, для самих этих документов. Приходно-расходная книга должна отвечать за учёт бланков документов. Книга учёта движения трудовых книжек фиксирует сведения о самих книжках, о вкладышей в. Скрепление печатью и заверение подписью руководителя обязательно для книг учёта трудовых книжек. Они обязательно прошнуровываются и нумеруются. Журнал регистрации трудовых книжек В отделе кадров отдельный сотрудник занимается тем, что ведёт журнал учёта трудовых книжек. Осуществляется регистрация книжек поступивших на работу сотрудников, а также документов, чьё оформление прошло впервые. Бухгалтера занимаются ведением приходно-расходной книги, где учитываются бланки книжек. А именно - учёт того, как и кем, когда и зачем были выданы бланки в книжках. Для документа регистрационный номер содержится в первой главе. Арабскими цифрами пишутся год, месяц и число. Кому были отпущены бланки, либо от кого они получены - вносится в графу номер. Дата, номер и название документа - в шестой графе. Там же основания, на которых бланк был выдан или получен. Номер и серия приобретённых или отданных бланков и вкладышей пишется в 7-8 и 10-11 графах. Сумма продажи и покупки указывается в графах 9 и 12. Хранение трудовых книжек Только работодатель является непосредственным хранителем трудовых книжек. При увольнении сотрудник получает документ на руки. Личная карточка и книга учёта движений трудовых книжек - документы, где сотрудник обязан получить свою подпись при. При увольнении иногда трудовые книжки по определённым причинам могут не забираться. На протяжении двух лет тогда они хранятся в отделе кадров. Вместе с книжками работающих сотрудников их не хранят. Далее книжки переходят к архиву на предприятии. Там уже документы хранятся на протяжении полусотни лет. Они уничтожаются, когда этот срок проходит. В организации также в необходимом количестве происходит хранение вкладышей и бланков трудовых книжек.